TP.HCM là địa phương đầu tiên chính thức liên thông hai chiều phần mềm quản lý văn bản với Văn phòng Chính phủ (VPCP), cho phép gửi/nhận văn bản điện tử giữa VPCP với UBND Thành phố một cách thông suốt.

Trước đó, việc liên thông hệ thống quản lý văn bản điện tử giữa 2 cơ quan đã được triển khai thí điểm trong một thời gian và đạt kết quả tốt. Theo mô hình liên thông này, văn thư tại VPCP sẽ phát hành văn bản điện tử trên phần mềm. Văn bản sau đó được Trục liên thông tại VPCP tiếp nhận và chuyển tới UBND Thành phố. Phòng Hành chính của UBND Thành phố sẽ tiếp nhận văn bản đến từ Trục liên thông, sau đó chuyển cho cán bộ xử lý.

{keywords}
Liên thông hệ thống quản lý văn bản điện tử là 1 nhiệm vụ rất quan trọng của Chính phủ điện tử

Thông qua hệ thống, lãnh đạo Chính phủ, lãnh đạo VPCP sẽ có thể theo dõi tình trạng xử lý văn bản của UBND thành phố Hồ Chí Minh qua các bước: Tiếp nhận văn bản, trình lãnh đạo; phân công thực hiện; đang xử lý; hoàn thành.

Chia sẻ tại một Hội thảo về Chính phủ điện tử hôm 30/3, Phó Chủ nhiệm VPCP Lê Mạnh Hà cho biết Nghị quyết 36a của Chính phủ về Chính phủ điện tử có 3 nhiệm vụ quan trọng, đó là phải liên thông được toàn bộ các hệ thống văn bản điện tử trên cả nước (từ cấp xã, huyện, tỉnh, thành phố, từ trung ương đến địa phương và ngược lại), đảm bảo thông suốt từ trên xuống dưới và từ dưới lên trên. Nhiệm vụ thứ hai là phải triển khai các dịch vụ công phục vụ người dân và doanh nghiệp, trong đó các Bộ, ngành, địa phương phải tập trung, tích hợp những dịch vụ công trực tuyến mà mình cung cấp lên một Cổng quốc gia duy nhất. Tại đây, người dân có thể tra cứu thông tin cũng như tiến hành các dịch vụ công đó. Nhiệm vụ thứ ba là phải xây dựng được các cơ chế, bố trí được ngân sách để thực hiện 2 nhiệm vụ đầu tiên. 

Cũng tại sự kiện này, ông Lê Mạnh Hà có nhấn mạnh rằng, hiện nay, các hệ thống của Bộ, ngành, địa phương vẫn còn rất rời rạc, chưa kết nối với nhau. Chính vì thế mà chưa thể nói là Việt Nam đã có Chính phủ điện tử. Vị Phó Chủ nhiệm VPCP cũng khẳng định, "không liên thông văn bản điện tử thì đừng nói chuyện Chính phủ điện tử".

Sở dĩ việc việc liên thông hệ thống quản lý văn bản điện tử giữa các cơ quan quan trọng như vậy, là vì nó sẽ góp phần giảm tỷ lệ sử dụng giấy tờ, giảm thời gian xử lý công việc, cung cấp công cụ để kiểm tra, giám sát quá trình thực thi công việc một cách nhanh chóng, hiệu quả, chính xác, góp phần đẩy mạnh cải cách hành chính, nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan quản lý nhà nước.

Tuy nhiên, trong quá trình triển khai thí điểm thì một số hạn chế của hệ thống liên thông cũng đã được phát hiện thấy, như cán bộ được giao xử lý hồ sơ công việc chờ khi nhận được văn bản giấy mới xử lý văn bản điện tử nên dẫn đến tiến độ xử lý hồ sơ công việc chậm so với yêu cầu.

Bên cạnh đó, mặc dù văn bản điện tử đã được chuyển nhận qua Trục liên thông tới đơn vị, nhưng văn thư phải chờ có bản giấy để xin ý kiến Lãnh đạo Văn phòng để chuyển tới đơn vị, chuyên viên được giao. Do vậy, việc chuyển nhận văn bản điện tử trên hệ thống mạng tới chuyên viên có độ trễ nhất định. VPCP cho biết các bên cần nghiên cứu, thống nhất quy trình tiếp nhận, xử lý văn bản để văn bản điện tử có thể chuyển tới đơn vị xử lý trong thời gian ngắn nhất.

T.C