Hồ sơ, tài liệu được sử dụng để phục vụ cho các hoạt động quản lý và sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn chưa đánh giá đúng tính quan trọng của loại tài sản này dẫn đến nhiều thiệt hại không đáng có.

Bảo quản tài liệu chưa đúng cách

{keywords}

Theo thống kê từ Bộ công thương, năm 2015 ở Việt Nam có 3,1 triệu tấn giấy được tiêu thụ, 90% thông tin quan trọng được thể hiện trên giấy và 70% giao dịch có thể bị thất bại nếu văn bản bằng giấy bị hư hỏng hoặc thất lạc. Trong khi đó, hồ sơ tài liệu của các doanh nghiệp hiện nay chủ yếu vẫn là chất liệu giấy, và chúng rất dễ bị xâm hại, hư hỏng bởi các yếu tố khách quan như: nhiệt độ và độ ẩm, côn trùng, nấm mốc …

Bên cạnh đó, các doanh nghiệp chủ yếu mới bảo quản tài liệu ở dạng truyền thống là lưu trữ trong các giá kệ, ngăn tủ, trong các phòng làm việc bình thường, khi có nhu cầu sử dụng sẽ tìm kiếm trực tiếp tài liệu tại các giá lưu trữ. Theo thời gian, khối lượng tài liệu nhiều lên doanh nghiệp sẽ tốn thêm chi phí (địa điểm, nhân sự) để bảo quản các tài liệu này và cũng dễ dẫn đến việc thất lạc, dò rỉ thông tin do khâu bảo quản chủ quan, khi mà các tài liệu quan trọng, không có nơi lưu trữ riêng, không có khóa bảo mật.

Chưa khai thác các tài liệu hiệu quả

{keywords}

Theo thống kê một nhân viên bình thường mất từ 30% - 40% thời gian lao động cho việc tìm kiếm thông tin trong email, máy tính, trong những ổ đĩa dùng chung hay trong kho chứa tài liệu. Chưa kể lãnh đạo cơ quan, doanh nghiệp khó kiểm soát và quản lý công việc của nhân viên tất cả do đơn vị chưa có biện pháp quản lý, khai thác các thông tin tài liệu một cách hiệu quả.

Thông thường, khi có nhu cầu cần tra cứu tài liệu, các cá nhận sẽ đăng ký mượn tài liệu từ nơi lưu trữ (đối với các tài liệu bảo mật hoặc tài liệu không thuộc quyền quản lý cá nhân). Bộ phận lưu trữ sẽ tìm kiếm tài liệu đó chuyển cho người cần. Thời gian thao tác mượn, tìm kiếm, tùy thuộc vào cách quản lý và khối lượng tài liệu của doanh nghiệp, nhưng cơ bản đều rất mất thời gian.

Việc chậm trễ trong việc tìm kiếm thông tin cần thiết có thể khiến doanh nghiệp mất đi cơ hội kinh doanh vào tay đối thủ và còn ảnh hưởng đến sự hài lòng của khách hàng khi mà thời gian khắc phục sự cố, tranh chấp trở nên kéo dài.

Quản lý tài liệu thông minh

Từ thực trạng đó, giải pháp đặt ra cho các doanh nghiệp đó là cần có một phương pháp quản lý tài liệu hiệu quả hơn, để nâng cao hiệu quả kinh doanh, tiết kiệm chi phí và gia tăng lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp mình.

Giải pháp hiện nay được các doanh nghiệp lựa chọn là sử dụng một số phần mềm, hệ thống quản trị tài liệu. Trong đó, hệ thống quản trị tài liệu DocPro là một trong những giải pháp văn phòng điện tử được đánh giá cao bởi công nghệ hiện đại, giao diện dễ sử dụng, giá thành phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.

{keywords}

Hệ thống quản trị tài liệu thông minh DocPro

DocPro là hệ thống quản lý và lưu trữ hồ sơ tài liệu điện tử thông minh được phát triển bởi Công ty CP đầu tư thương mại và phát triển công nghệ FSI và Viện công nghệ thông tin – Đại học quốc gia Hà Nội.

Là một trong những đơn vị đi đầu trong lĩnh vực cung cấp các giải pháp số hóa tài liệu tại Việt Nam, FSI đã có gần 10 năm kinh nghiệm trong việc cung cấp từ thiết bị, phần mềm và các dịch vụ số hóa tài liệu cho nhiều cơ quan và doanh nghiệp. Chính vì thế, DocPro là sản phẩm kết tinh từ việc ứng dụng công nghệ tiên tiến và sự thấu hiểu những khó khăn và vướng mắc trong công tác quản lý tài liệu điện tử và điều hành tác nghiệp trong các cơ quan và doanh nghiệp.

Hệ thống đã được nhiều cơ quan, doanh nghiệp tin tưởng lựa chọn bởi các đặc điểm nổi bật như:

- Quản lý, cá nhân hóa, chia sẻ, cập nhật hồ sơ, tài liệu theo từng tài liệu, thư mục

- Tích hợp công nghệ nhận dạng tiếng Việt (OCR) và bóc tách thông tin tự động theo form mẫu

- Tìm kiếm hồ sơ, tài liệu theo từ khóa dễ dàng

- Chỉnh sửa văn bản word, excel trực tuyến

- Giao diện tiếng Việt hiện đại, thân thiện dễ sử dụng

- Tích hợp máy quét để quét trực tiếp hồ sơ, tài liệu vào phần mềm

- Theo dõi công việc mọi lúc, mọi nơi chỉ cần kết nối internet

- Cổng giao tiếp nội bộ: quản lý tường, chat realtime

- Cung cấp các báo cáo thống kê tài liệu, công việc, người dùng

- Đảm bảo an toàn, bảo mật

- Linh hoạt hơn với các gói cước theo nhu cầu sử dụng, tiết kiệm chi phí nhiều hơn khi có thêm người dùng cho cơ quan, doanh nghiệp.

Để trải nghiệm các tính năng của hệ thống quản trị tài liệu DocPro miễn phí, các doanh nghiệp, tổ chức có thể đăng ký dùng thử tại: http://docpro.vn/dangky

Hoặc liên hệ FSI để được trợ giúp cài đặt dùng thử trực tiếp:

Công ty CP Đầu Tư Thương Mại và Phát Triển Công Nghệ FSI

Website: www.docpro.vn

Hotline: 0904 805 255

Anh Vũ