Quản lí chấm công: Bài toán tưởng dễ mà khó 

Công tác chấm công luôn là một trong những vấn đề trăn trở trong quản lí vận hành của nhiều doanh nghiệp dù đã có không ít hình thức khác nhau ra đời như thẻ từ, vân tay... Tính đến thời điểm hiện tại, các giải pháp này vẫn chưa hoàn toàn giải quyết được bài toán quản trị đồng thời đáp ứng được tính thân thiện, thực tiễn với các hoạt động kinh doanh thường ngày. 

Với quy mô công ty sở hữu 200 nhân sự, anh Quý (Cầu Giấy, Hà Nội) từng là khách hàng sử dụng dịch vụ chấm công bằng vân tay. Tuy nhiên anh cho biết đã sớm cho dừng hình thức này bởi những phiền phức không đáng có dù có ưu điểm là khả năng bảo mật tốt, không cần mang theo vật dụng để xác minh như chấm công thẻ. Thế nhưng, mỗi sáng công ty gần như rơi vào cảnh “tắc đường” do xếp hàng chấm công. 

{keywords}
Hết cảnh nhốn nháo check-in mỗi sáng trời mưa do không thể nhận diện dấu vân tay bị ướt, bộ phận hành chính không phải “chấm công bằng cơm” nhờ ứng dụng FPT.eTMS.

Một giám đốc nhân sự của doanh nghiệp khác kinh doanh lĩnh vực logistics cho hay doanh nghiệp này dùng dịch vụ chấm công thẻ từ. Tuy nhiên, do đặc thù công việc phải di chuyển nhiều, không ở văn phòng nên cứ đến cuối tháng, doanh nghiệp này lại phải cắt cử một nhân viên ngồi tổng hợp những trường hợp đi trễ, nghỉ phép, nghỉ không lương... Hình thức xin nghỉ không đồng bộ, người dùng email, người gọi điện, nhắn tin khiến việc đối soát rất vất vả. 

Ở một bình diện rộng hơn, toàn xã hội đang bước vào giai đoạn bình thường mới với rất nhiều thách thức và cơ hội cho các doanh nghiệp. Để dẫn đầu và tìm ra điểm bứt phá, theo McKinsey, doanh nghiệp cần nhanh chóng chuyển dịch từ mô hình truyền thống sang doanh nghiệp số để tận dụng tối đa sức mạnh công nghệ thúc đẩy hoạt động kinh doanh và tối ưu vận hành.

Vận hành doanh nghiệp số trong thời đại mới luôn đòi hỏi phải nhanh chóng, tinh gọn, tiết kiệm và tối ưu nguồn lực. Nếu làm được điều này, doanh nghiệp sẽ có thêm thời gian, nguồn lực để đầu tư cho những ưu tiên cấp bách quan trọng hơn. Một nhu cầu đáng lưu ý khác của nhiều doanh nghiệp là những đánh giá chính xác theo thời gian thực. Từ các số liệu đó, doanh nghiệp có thể xây dựng hệ thống nhân sự chuyên nghiệp và kỷ luật hơn.

Giải pháp vận hành, mà cụ thể ở đây là chấm công cần đảm bảo được những yếu tố trên mới có thể đáp ứng đúng và trúng nhu cầu thực sự của doanh nghiệp. Vậy đâu mới là lời giải cho bài toán trên?

Giải pháp FPT.eTMS: Lời giải hoàn hảo cho doanh nghiệp

Nắm bắt được tâm lý chuyển đổi số của nhiều doanh nghiệp, FPT mới đây đã cho ra mắt một giải pháp chấm công hoàn toàn mới với tên gọi Hệ thống quản lý thời gian FPT.eTMS. Đây là một phần trong bộ giải pháp chuyển đổi số được FPT phát triển nhằm tối ưu hóa việc vận hành của các doanh nghiệp.

{keywords}
 Hệ thống quản lý thời gian FPT.eTMS cho phép các doanh nghiệp tự động hóa 95% tác vụ chấm công từ xa, giúp tiết kiệm chi phí và thời gian thực hiện.

Với giải pháp này, người lao động có thể check in/out, xin nghỉ phép, làm thêm giờ ngay trên điện thoại qua WiFi và GPS kết hợp với hình ảnh. Người quản lý liên bộ phận có thể theo dõi tình trạng làm việc, phê duyệt đơn xin nghỉ/đăng ký làm thêm ngay trên di động.

Thay vì phải tổng hợp, rà soát từ giấy tờ, văn bản, tin nhắn, email như trước đây, FPT.eTMS có thể trích xuất báo cáo về tình trạng nhân sự chỉ trong 1 cú click chuột. Dữ liệu của nhân viên cũng như sơ đồ tổ chức được đồng bộ dễ dàng lên hệ thống thông qua file Excel hoặc API.

Lợi ích của FPT.eTMS là rất rõ ràng khi doanh nghiệp giờ đây sẽ cắt giảm được máy chấm công, cảnh “tắc đường” vì chấm công mỗi sáng sẽ không còn xảy ra nữa. Việc kiểm soát nhân viên qua smartphone cá nhân cũng giúp doanh nghiệp có thể chấm công đúng người, đúng thời gian và ngăn chặn tình trạng gian lận. 

Do có khả năng tra cứu, trích xuất, tổng hợp và xử lý dữ liệu tức thời, Hệ thống quản lý thời gian FPT.eTMS sẽ là lời giải hợp lý cho bài toán chấm công trong thời đại chuyển đổi số. 

Kết quả phân tích tại một doanh nghiệp sử dụng FPT.eTMS với quy mô 3.000 nhân viên cho thấy, hệ thống này giúp tự động hóa tới 95% thao tác, tiết kiệm 95% thời gian chấm công và phê duyệt. Nếu so sánh với các hệ thống chấm công kiểu cũ, 99% lãnh đạo và nhân viên các doanh nghiệp được khảo sát cho biết cảm thấy hài lòng với hệ thống FPT.eTMS.

Việc triển khai FPT.eTMS cũng rất đơn giản và nhanh chóng, chỉ từ 2 -3 tuần. Ông Nguyễn Hoàng Minh, TGĐ Công ty Hệ thống thông tin FPT thuộc Tập đoàn FPT cho biết: “Sự xuất hiện của FPT.eTMS và một loạt giải pháp khác phản ánh mong muốn của FPT trong việc đồng hành cùng các doanh nghiệp trên hành trình chuyển đổi số. Với tác động của Covid-19, chưa bao giờ tốc độ chuyển đổi số tại Việt Nam lại nhanh như lúc này. Đây cũng là thời điểm thích hợp nhất để các doanh nghiệp thay đổi quy mô, phương thức vận hành nhằm hướng tới những mục tiêu phát triển mới.”

Thanh Phong