Nhận thấy mạng xã hội đang ngày càng chi phối cách thức con người giao tiếp trong đời sống riêng tư, các công ty nhỏ như Nikon Instruments cho tới các doanh nghiệp lớn như Dell bắt đầu sử dụng mạng xã hội trong công việc. Một số công ty phần mềm đã nắm bắt cơ hội và cung cấp nhiều hệ thống khác nhau. Một số hệ thống miễn phí, và một số tính phí theo đầu người sử dụng.
Một trong những nhà cung cấp mạng nội bộ doanh nghiệp lớn nhất là Salesforce, công ty phần mềm doanh nghiệp trực tuyến tại San Francisco. Công ty này cho biết 80.000 công ty đang sử dụng mạng xã hội doanh nghiệp Chatter của họ, tăng lên so với 10.000 vào năm ngoái. Công ty Yammer mới thành lập tại San Francisco lại cho biết một năm trước họ có 80.000 khách hàng và trong năm nay đã tăng lên 100.000.
Ngoài ra, các công ty khác như SAP, Cisco Systems, Socialtext, Jive Software, VMware và SuccessFactors cũng tung ra sản phẩm. Salesforce và Yammer cùng cung cấp các phiên bản mạng xã hội miễn phí cho các công ty. Salesforce tính phí 15 USD/ người dùng/ tháng đối với mạng cao cấp, còn Yammer tính phí 5 USD/ người dùng/ tháng. Tại công ty Symantec, hơn 1/3 trong tổng số 18,500 nhân viên được sử dụng Chatter. Công ty này dự định bổ sung một số nhân viên và đối tác vào danh sách người dùng trong cuối mùa hè này.
Số liệu trên cho thấy các xu hướng công nghệ tiêu dùng, như việc sử dụng máy tính bảng, đang thâm nhập vào đời sống văn phòng ra sao. Nhờ Facebook, hầu hết mọi người đều thoải mái với ý tưởng “theo dõi” đồng nghiệp của mình. Nhưng trong thế giới kinh doanh, các kết nối được thiết lập giữa các đồng nghiệp, chứ không phải giữa bạn bè hay người thân trong gia đình, và thông tin trao đổi là các vấn đề công việc như các dự án, các sự cố sản xuất... Tuy nhiên, việc đưa các thói quen của mạng xã hội vào văn phòng vẫn khá phức tạp.
Để tận dụng các tiện ích của mạng xã hội mà vẫn đảm bảo chất lượng công việc, các công ty có quy định rõ ràng về cách sử dụng mạng. Nikon, công ty có 500 nhân viên tại các văn phòng ở Mỹ, Canada, và Brazil, ban hành một loạt các quy định sử dụng mạng xã hội nội bộ khiến nhân viên có rất ít thời gian để “chat chit” nhàn rỗi như trên Facebook. Tuy nhiên, quá trình thực hiện vẫn xảy ra sai sót. Ví dụ tại Symantec, một nhân viên đã đăng ảnh một chú mèo thay vì ảnh chân dung trên hình đại diện (profile). Ngoài ra, một số nhân viên thích đọc bài viết của người khác hơn là viết lách; và nhiều người khác lại không mấy quan tâm.
Một vấn đề khác là bảo vệ bí mật doanh nghiệp. Nhìn chung các hệ thống đều có thiết lập để các công ty có thể phân quyền truy cập dữ liệu và phân nhóm thành viên. Tuy nhiên, vấn đề là dữ liệu sẽ được lưu trữ ở đâu? Một số nhà cung cấp mạng xã hội sử dụng máy chủ của mình. Nhưng điều đó có thể trái với nguyên tắc của một số khách hàng là cấm lưu trữ thông tin công ty bên ngoài tường lửa của doanh nghiệp.
Các công ty cung cấp mạng xã hội trấn an bằng cách nhấn mạnh tính bảo mật nghiêm ngặt của dịch vụ. Một số nhà cung cấp lại cho phép khách hàng lưu trữ dữ liệu trên máy chủ của doanh nghiệp. Trong trường hợp này nhân viên có thể đăng tải các thông tin bí mật một cách rộng rãi hơn.
Vấn khác nữa là không phải tất cả những người dùng được cấp phép đều tham gia mạng xã hội. Hệ thống phân tích Chatter có thể xác định những người dùng thường xuyên nhất. Hệ thống này cho thấy chỉ khoảng 40% các nhóm bán hàng hoạt động trên dịch vụ này, Tacy Parker, quản lý đội bán hàng toàn cầu của Symantec cho biết.
Ngoài ra, các nhà quản lý mạng đều công nhận: Việc đảm bảo thông tin đăng tải cần thiết và có liên quan tới nhau rất quan trọng để đảm bảo người dùng có quan tâm tới mạng xã hội nội bộ. Những tin nhắn “gây loãng”, “gây nhiễu” chỉ làm cho người dùng bực mình và thờ ơ với dịch vụ. Nhân viên luôn có thể ngừng “theo dõi” những đồng nghiệp đăng lời bình vô nghĩa về bữa trưa, hoặc có thể ngừng tham gia các nhóm mà họ không liên quan tới.
Tuy nhiên, đối với các nhân viên làm việc từ xa, mạng xã hội nội bộ lại cho họ cơ hội nhận thông báo và trao đổi theo cách mà trước đây không thể làm được. Một nhân viên bán hàng của Symantec tại Dubai đã lập ra một nhóm chia sẻ kinh nghiệm bán hàng và được rất nhiều người theo dõi. Đồng nghiệp của ông trên khắp thế giới đã tham gia chia sẻ kinh nghiệm.
Mặc dù có vẻ nghiêm túc, một số mạng xã hội doanh nghiệp vẫn có những tiện ích vui khá giống với Facebook. Tính năng mới của Yammer cho phép nhân viên khen ngợi đồng nghiệp bằng cách tặng sao vàng. Các ông chủ cũng có thể thu thập ý kiến nhân viên bằng cách đăng mục thăm dò. Mới đây Yammer cũng giới thiệu khả năng đăng tải video. “Chúng tôi mới chỉ tích hợp 10% những gì chúng tôi có thể” ông David O. Sacks, Giám đốc điều hành của Yammer không ngại khoe về dịch vụ “rất giống Facebook” của mình.
Một trong những lợi ích của mạng xã hội đối với nhiều nhân viên đó là giảm nhu cầu sử dụng email. Thay vì gửi đi rất nhiều email, nhân viên có thể đăng tin nhắn hoặc hợp tác về các nội dung đăng tải trên dịch vụ.
Tất nhiên, mạng xã hội chưa thể thay thế nhiều công cụ cộng tác hiện có như Microsoft SharePoint, và các công ty chưa thể ngừng tổ chức các cuộc họp toàn thế.
Theo The New York Times
.svg){kind=icon}
