Hiện nay, BHXH Việt Nam vẫn đang chỉ đạo các địa phương thực hiện ba hình thức giao dịch với người lao động và đơn vị sử dụng lao động gồm: Giao dịch trực tiếp tại cơ quan BHXH; giao dịch qua dịch vụ bưu chính và giao dịch trực tuyến thông qua phần mềm giao dịch điện tử.
Các dữ liệu giải quyết thủ tục hành chính của BHXH các địa phương qua ba kênh giao dịch trên vẫn đang được Vụ Pháp chế thống kê, tổng hợp theo hình thức thủ công. Điều này gây khó khăn trong công tác quản lý, chỉ đạo, theo dõi tiến độ giải quyết hồ sơ, thủ tục hành chính.
Hệ thống phần mềm “Một cửa điện tử tập trung” sẽ giúp theo dõi công tác tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả TTHC của ngành BHXH trong phạm vi cả nước. Hệ thống sẽ cung cấp công cụ theo dõi đường đi của hồ sơ; kiểm soát được tiến độ giải quyết hồ sơ của các phòng nghiệp vụ thuộc BHXH tỉnh và BHXH các quận, huyện. Qua đó, đảm bảo việc thực hiện thủ tục hành chính tại các địa phương được công khai, minh bạch, chuyên nghiệp, đáp ứng mục tiêu cải cách thủ tục hành chính mà Ngành đề ra.
Với hệ thống này, các phòng, bộ phận “một cửa” của BHXH cấp tỉnh, BHXH cấp huyện sẽ quản lý được toàn bộ quy trình nghiệp vụ từ việc tiếp nhận hồ sơ đến chuyển hồ sơ dữ liệu, thụ lý giải quyết, trả kết quả, tổng hợp báo cáo kết quả giải quyết TTHC. Trong đó, quản lý chi tiết đến ngày, giờ giải quyết hồ sơ, cán bộ thụ lý hồ sơ; cảnh báo tình trạng hồ sơ sắp đến hạn, chậm muộn.
Cơ quan BHXH địa phương cũng quản lý được lượng hồ sơ cần giải quyết, tiến độ giải quyết, tình trạng hồ sơ để có phương án xử lý kịp thời. Qua theo dõi quy trình trên phần mềm, lãnh đạo BHXH địa phương cập nhật được thông tin về tình hình, kết quả tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính tại các phòng, bộ phận nghiệp vụ; kiểm soát, đôn đốc các phòng, bộ phận giải quyết kịp thời, tránh tình trạng tồn đọng hồ sơ.
Cùng với các nỗ lực cải cách trong thời gian qua, mô hình “Một cửa điện tử tập trung” sẽ là một trong những ứng dụng CNTT hữu ích, nhằm tạo thuận lợi cho ngành BHXH trong việc giám sát chặt chẽ các TTHC và nâng cao tinh thần trách nhiệm của cán bộ BHXH. Đồng thời, giúp đẩy nhanh tiến độ giải quyết hồ sơ và TTHC, rút ngắn thời gian, tạo thuận lợi cho người lao động và các đơn vị sử dụng lao động khi giao dịch với cơ quan BHXH.