3.jpg
Những chồng dữ liệu văn bản càng số hóa sớm càng chính xác.

ICTnews đã trao đổi với ông Hoàng Ngọc Diệp, chuyên gia tư vấn về CNTT và viễn thông về vấn đề số hóa dữ liệu và các giải pháp số hóa dữ liệu của Laserfiche.

Tại Việt Nam, đầu tháng 3 vừa qua,Công ty Tinh Vân đã hợp tác với Quadralink Global Services (QGS), nhà phân phối độc quyền các sản phẩm của Laserfiche tại Việt Nam triển khai dây chuyền số hóa dữ liệu. Day chuyền số hóa dữ liệu này có quy mô xử lý hàng trăm nghìn trang văn bản mỗi ngày. Ngoài ra, Tinh Vân và QGS hợp tác phát triển và bản địa hóa phiên bản Laserfiche tiếng Việt. Trước đó, Viện Công nghiệp Phần mềm và Nội dung số thuộc Bộ TT&TT cũng đã ký kết thỏa thuận hợp tác phát triển công nghiệp phần mềm và nội dung số với Laserfiche và QGS.

Ông đánh giá thế nào về sự cần thiết của quản lý văn bản kỹ thuật số, hiểu đơn giản là việc số hóa dữ liệu với Việt Nam hiện nay?

1.jpg
Ông Hoàng Ngọc Diệp.

Nếu không có một giải pháp “quản lý văn bản kỹ thuật số” thích hợp, chúng ta sẽ không thể thực sự xây dựng được và vận hành đúng mức những cơ sở dữ liệu (CSDL) lớn tại Việt Nam vì 100% tài liệu chính thức và mang tính pháp lý đều ở dưới dạng giấy, hầu hết chúng cần phải được số hóa để đưa vào CSDL và vẫn mang tính pháp lý như bản chính. Cỗ máy OCR (nhận dạng chữ quang học) hỗ trợ tiếng Việt là phần đầu của giải pháp này, nó là một phần chủ yếu, nhưng những tính năng quan trọng hơn sẽ phải được tích hợp chặt chẽ vào giải pháp. Những tính năng chủ yếu khác như là phương thức kiểm tra, xác minh, tìm kiếm, truy lục, lưu trữ, bảo mật... đều quan trọng cho toàn bộ giải pháp “quản lý văn bản kỹ thuật số”.

Còn về giải pháp số hóa dữ liệu Laserfiche, thưa ông?

Từ góc độ quản lý CNTT, tôi thấy đó là giải pháp được sử dụng rộng rãi trên thế giới (25.000 tổ chức lớn sử dụng) và đáp ứng tiêu chuẩn quản lý tài liệu kỹ thuật số khắt khe nhất - tiêu chuẩn 5015.2 của Bộ Quốc phòng Mỹ.

Giải pháp này là một kiến trúc mở và độc lập về phần cứng, nên các tổ chức có thể dùng lại hoặc chọn lựa bất cứ trang thiết bị nào họ muốn để phù hợp với nhu cầu của chính mình. Đặc biệt, giải pháp của Laserfiche rất linh hoạt, tính khả mở cao nên có thể phù hợp với cả tổ chức quy mô nhỏ đến lớn.

Ý tưởng áp dụng một giải pháp đầy đủ để đáp ứng với tất cả các điều kiện chủ yếu trên của nền công nghiệp đang phát triển của nước ta có lẽ là cách an toàn nhất, nhanh nhất và kinh tế nhất đối với công nghiệp CNTT hiện nay để đáp ứng những nhu cầu bức thiết từ các Bộ và Tổ chức lớn khác nhau.

Với việc ứng dụng giải pháp Laserfiche, ông có lời khuyên gì?

Giống như bất cứ giải pháp CNTT chủ yếu nào, muốn triển khai và sử dụng “quản lý tài liệu kỹ thuật số” Laserfiche, mỗi tổ chức nên cẩn thận nhận dạng, phân tích và chuẩn bị (những nhu cầu vận hành quản lý và hoạt động kinh doanh) trước khi thực hiện hệ thống. Laserfiche có một “danh mục kiểm tra” để hỗ trợ việc này. Tuy nhiên, vì công nghiệp CNTT trong nước chưa trưởng thành như tại Bắc Mỹ hoặc châu Âu, chúng ta cũng nên biết chắc chắn rằng những yếu tố chủ yếu khác (yêu cầu cho hệ thống, hệ thống hậu cần (back-office support system), các ứng dụng phía trước (front-end applications)... đều được xác định và được xây dựng để đáp ứng cùng một lúc.

Theo kinh nghiệm và quan sát của tôi, điều quan trọng là thay đổi quản lý (cân bằng từ hoạt động theo các cách thủ công hiện nay dần dần thay thế bằng qui trình kỹ thuật số và tự động hóa); bắt đầu với qui mô nhỏ hơn để địa phương hóa phát triển ứng dụng, cũng như để hoàn thiện mọi quy trình trước khi triển khai trên qui mô lớn và diện rộng; đào tạo nhân viên trong cả hai mặt người sử dụng và người hỗ trợ kỹ thuật để tận dụng tối đa khả năng của giải pháp một khi triển khai rộng rãi.

Cá nhân tôi thấy rằng nếu chúng ta trì hoãn triển khai giải pháp này càng lâu thì chúng ta sẽ có thông tin kỹ thuật số chính xác càng trễ để hình thành những cơ sở dữ liệu thích hợp cho các hệ thống CNTT cần thiết cho đất nước. Do đó, điều quan trọng là triển khai giải pháp Laserfiche này càng sớm càng tốt, bắt đầu bằng những mức độ nhỏ hơn và dần dần mở rộng ra.

Cảm ơn ông!

thực hiện  

2.jpg
Ông Chris Wacker.

Trao đổi với ICTnews nhân chuyến thăm Việt Nam, ông Chris Wacker, Phó Chủ tịch tập đoàn giải pháp số hóa tài liệu và quản lý cơ sở dữ liệu Laserfiche cho biết hiện có 25.000 hệ thống lớn trên thế giới dùng giải pháp số hóa dữ liệu của tập đoàn.

Laserfiche hiện có 1.000 nhà phân phối, hỗ trợ vận hành trên khắp thế giới và đã có mặt tại Việt Nam. Các giải pháp của Laserfiche hỗ trợ các cơ sở dữ liệu Oracle và MS SQL.

Phần mềm Laserfiche cho phép người sử dụng tiếp cận bất cứ đối tượng nào bằng nhiều điểm tiếp cận: tập hồ sơ điện tử, lĩnh vực chủ yếu hoặc siêu dữ liệu, và thông qua tìm kiếm nội dung của trọn văn bản. Điều này gồm, các tài liệu in trên giấy, tập tin ứng dụng điện tử, video clip, audio clip, ảnh hoặc bảng vẽ gần như bất cứ phần mở rộng nào.

Laserfiche có thể mở rộng để cho người sử dụng trong bất kỳ tổ chức ở tầm mức nào cũng có thể truy cập những tập tin ở bất cứ tầm mức nào và bất cứ công cụ nào thích hợp nhất với loại tài liệu của nó.