Tại sao máy Fax vẫn được sử dụng?

Theo Science ABC, nếu ai đó yêu cầu bạn gửi fax cho họ bản sao của một tài liệu cho trường đại học hoặc cơ quan, bạn có thể tự hỏi: "Tại sao trong thời đại Internet mà người ta vẫn dùng máy fax để gửi một tài liệu gì đó?".

Có một sự thật là máy fax và cách liên lạc qua fax vẫn chưa "chết". Tuy việc sử dụng chúng không giống như tại thời điểm vào những năm 1980 hoặc 90 nhưng hàng ngàn máy fax vẫn được bán hàng năm chỉ riêng ở Mỹ. Vì vậy, theo nhà sử học công nghệ Jonathan Coopersmith, vẫn còn quá sớm để xem máy fax là một món đồ lỗi thời của thời đại trước.

Đáng ngạc nhiên, máy fax vẫn được sử dụng thường xuyên ở nhiều nơi. Trên thực tế, fax đã từng đi đầu trong các công nghệ truyền thông. Thậm chí ngày nay, nó thường được sử dụng bởi các cơ quan thực thi pháp luật cho các bài đăng hoặc hồ sơ công khai. Tương tự, ngành công nghiệp chăm sóc sức khỏe vẫn chủ yếu sử dụng máy fax. Có rất nhiều nỗ lực để sử dụng các lựa chọn thay thế tốt hơn nhưng do các quy định, nỗi ám ảnh về bảo mật trực tuyến và sự "ngoan cố" không muốn thay đổi nên máy fax vẫn tiếp tục hoạt động trên phạm vi toàn cầu.

Mặc dù việc sử dụng máy fax đã đạt đến đỉnh điểm vào những năm 1980 và 1990, nhưng rất ít người biết rằng máy fax thực sự đã có từ thế kỷ 19. Trên thực tế, công nghệ fax đã đi trước thời đại (phương thức phổ biến tiếp theo để gửi hình ảnh/tài liệu được quét bằng điện tử, (tức là email) đã xuất hiện gần 100 năm sau khi thiết bị đầu tiên có thể gửi tin nhắn fax ra đời).

Dựa trên một thiết kế của nhà phát minh người Scotland Alexander Bain, tin nhắn fax đầu tiên được gửi qua đường dây điện báo vào năm 1847. Vẫn còn tranh cãi để xem đó có phải là bản fax đầu tiên hay không. Nguyên nhân là trong thời kỳ đó, các nhà phát minh khác, bao gồm Thomas Edison và Alexander Graham Bell, cũng đang tìm cách tiên phong trong công nghệ fax vì nó có tiềm năng trở thành "điều lớn tiếp theo" trong ngành truyền thông. Lúc đó, các máy điện báo đã tạo điều kiện nhắn tin qua các khoảng cách lớn dù vẫn bị giới hạn về số lượng chữ cái. Tuy nhiên, mọi người muốn có một công nghệ có thể cho phép họ gửi các bản sao không chỉ bằng văn bản mà còn cả hình ảnh/tài liệu và có thể thực hiện nó ở tốc độ cao hơn. Đây là một trong những động lực lớn nhất để các nhà phát minh nổi tiếng trong thời đại đó phấn đấu cho ra đời công nghệ fax. Tiểu thuyết gia người Pháp Jules Verne đã tiên đoán Paris những năm 1960 tràn ngập máy fax trong bài viết của ông vào những năm 1860.

Công nghệ Fax hóa ra là một trong những cuộc cách mạng quan trọng nhất trong công nghệ truyền thông. Người Mỹ lần đầu tiên biết đến máy fax trong Hội chợ Thế giới New York nổi tiếng năm 1939, nơi một máy fax đã gửi hình ảnh cho các tờ báo với tốc độ 18 phút mỗi trang. Đây là tốc độ được so với ánh sáng vào thời điểm đó.

Tuy nhiên, chỉ sau vài thập kỷ, việc sử dụng fax đã xuất hiện ở các văn phòng trên khắp thế giới. Máy fax mang lại những cải tiến lớn về tốc độ giao dịch kinh doanh, cho phép các công ty và cá nhân phổ biến tài liệu nhanh chóng và rộng rãi. Ai đó trong một văn phòng ở Trung Quốc có thể gửi một tài liệu kinh doanh quan trọng đến một văn phòng ở Mỹ chỉ trong vài phút.

Mặc dù vậy, triều đại của nó là ngắn ngủi. Việc phát minh ra internet đã làm giảm tiện ích của máy fax. Trên thực tế, vào năm 1995, Nicholas Negroponte, người sáng lập MIT Media Lab nói rằng máy fax sẽ không còn phù hợp trong bối cảnh công nghệ hiện đại. Vài năm sau, dự đoán của ông đã trở thành sự thật khi nhu cầu về máy fax bắt đầu suy yếu dần.

Mặc dù doanh số bán máy fax đang giảm, các lĩnh vực như thực thi pháp luật và chăm sóc sức khỏe vẫn dựa vào máy fax để hoạt động hàng ngày. Điều này là do các khung pháp lý cứng nhắc, mối quan tâm về bảo mật của các hệ thống kỹ thuật số và quan niệm bảo thủ trong việc thay thế những công nghệ đã cũ, lỗi thời.

Fax được sử dụng thường xuyên trong lĩnh vực y tế. Trên thực tế, theo một ước tính, gần 3/4 thông tin liên lạc y tế diễn ra thông qua fax.

Một số người đã kịch liệt bày tỏ sự bất bình của họ đối với việc sử dụng những gì họ gọi là một công nghệ cổ xưa. Nhiều người đổ lỗi cho việc giải thích một điều khoản trong luật riêng tư y tế của Hoa Kỳ, HIPAA, bắt buộc các nhà cung cấp dịch vụ y tế phải thực hiện các bước nghiêm ngặt trong việc bảo vệ thông tin của bệnh nhân. Quy tắc này đề cập rõ ràng đến fax và không gửi email (hoặc phương tiện điện tử khác), vì vậy nhiều nhà cung cấp dịch vụ y tế giải thích rằng tất cả các hồ sơ y tế phải được gửi qua fax.

Một yếu tố lớn khác ngăn cản các bệnh viện chuyển từ fax sang phương tiện điện tử tiên tiến hơn là nỗi lo sợ máy tính có thể bị hack dễ dàng. Họ cảm thấy rằng một máy fax mạnh mẽ hơn khi đối mặt với các cuộc tấn công. Đây là lý do tại sao một công ty khởi nghiệp có tên PatientBank đã thất bại trong nhiệm vụ thiết lập một hệ thống chăm sóc sức khỏe trong đó bệnh nhân có thể chia sẻ và nhận hồ sơ y tế bằng kỹ thuật số, thay vì dựa vào công nghệ lỗi thời như máy fax.

Thực thi pháp luật là một lĩnh vực khác vẫn trung thành với máy fax. Mặc dù có quyền tiếp cận những công nghệ tiên tiến nhất nhưng các bộ thực thi pháp luật ở Mỹ vẫn dựa vào các công cụ công nghệ khá cũ kỹ, bao gồm máy fax, cho các công việc hàng ngày.

Rõ ràng, gửi fax mang lại niềm vui nhất định vì chức năng retro (một từ chỉ sự hoài cổ) của nó, nhưng ở cấp độ tổ chức thì đây là khoảng thời gian mà máy fax sẽ dần được thay thế bằng các hệ thống tiên tiến hơn và tốt hơn. Các bác sĩ cần có quyền truy cập ngay vào hồ sơ y tế, cảnh sát không nên chờ vài phút để có được hình ảnh của nghi phạm qua fax để có hành động nhanh chóng. Máy fax vẫn có thể đóng vai trò trong các văn phòng như một bản sao lưu, trong trường hợp hệ thống kỹ thuật số/điện tử bị lỗi, nhưng nó không nên tiếp tục là phương thức liên lạc chính. Chúng ta đã phát triển các công nghệ truyền thông hiệu quả hơn nhiều kể từ khi internet ra đời, và chúng ta nên áp dụng chúng rộng rãi để cải thiện tất cả.