Thất thoát hàng tỉ đồng vì khâu quản lý tài liệu yếu

Thống kê từ bộ Công thương, 90% thông tin quan trọng của DN, đơn vị hành chính sự nghiệp được thể hiện trên giấy. Điều này dễ dẫn đến tình trạng mất mát, rò rỉ thông tin gây ra những thiệt hại to lớn cho các đơn vị.

Thất thoát hàng tỉ đồng vì khâu quản lý tài liệu yếu

Quản lý tài liệu truyền thống lộ nhiều hạn chế

Trong những năm qua công tác quản lý công văn tài liệu tại đại đa số các đơn vị theo cách quản lý truyền thống đã bộc lộ nhiều hạn chế do nhiều nguyên nhân khách quan và chủ quan chẳng hạn như:

Thiết bị kỹ thuật phục vụ công tác xử lý lưu trữ còn thô sơ và thủ công: Thường lưu sắp xếp phân loại tại các tủ trong kho (tủ gỗ, tủ sắt,..) mà không có thêm các biện pháp xử lý ẩm, mốc, mối, chuột,.. Chính vì thế, tài liệu để lâu thường bị hỏng, không nhìn rõ thông tin lưu trữ ban đầu cũng như việc tìm kiếm, tra cứu tài liệu mất nhiều thời gian làm giảm hiệu quả của công việc.

Khối lượng tài liệu lưu trữ lớn dần theo thời gian, nên kho lưu trữ cũng cần được mở rộng liên tục, khiến tốn kém trong công tác quản lý tài liệu và tìm kiếm về sau.

Các nhân viên không dễ dàng tiếp cận được thông tin tài liệu cần thiết cho công việc khi phải làm việc ngoài văn phòng hay đi công tác xa.

Lưu trữ tài liệu theo cách truyền thống

Số hóa để khai thác tối đa nguồn thông tin

Những nguyên nhân trên khiến lãnh đạo các đơn vị phải đau đầu để tìm kiếm giải pháp bảo quản, khai thác tối đa những nguồn thông tin quý giá này. Hiện tại, hàng năm các đơn vị, doanh nghiệp dự trù chi phí cho khâu quản lý tài liệu lên tới hàng tỷ đồng nhưng không đem lại hiệu quả cao, làm mất nhiều thời gian, công sức. Chính vì thế, nhu cầu số hóa tài liệu là một xu hướng tất yếu trong việc phát triển của các đơn vị, doanh nghiệp.

Nói đến số hóa tài liệu, đây không còn là khái niệm mới đối với nhiều đơn vị. Nó là hình thức chuyển đổi dữ liệu từ dạng văn bản hệ thống bên ngoài thành những dữ liệu dạng tín hiệu số được máy tính hiểu và lưu trữ. Sau đó, các phần mềm quản lý sẽ hệ thống các tài liệu theo chuẩn người dung mong muốn để thuận tiện cho việc tra cứu, tìm kiếm nhanh chóng dễ dàng.

Hiện nay, trên thị trường Việt Nam có khá nhiều phần mềm quản lý văn bản điện tử tuy nhiên chủ yếu là của nước ngoài chưa thực sự tối ưu hết với các yêu cầu thực tiễn đặt ra của Việt Nam. Mới đây nhất, Công ty CP đầu tư thương mại và phát triển công nghệ FSI - Đơn vị hàng đầu về số hóa tài liệu ở Việt Nam đã giới thiệu đến người sử dụng phần mềm quản lý văn bản DocPro do chính những kỹ sư phần mềm Việt Nam viết.

Hệ thống quản trị tài liệu DocPro

Tuy mới ra mắt, nhưng hệ thống nhanh chóng được nhiều đơn vị lựa chọn áp dụng triển khai bởi sự tương thích với nhu cầu thực tiễn của các doanh nghiệp và đơn vị hành chính cao.

Hệ thống quản trị tài liệu DocPro cho phép quản lý tài liệu với đầy đủ tính năng như:

- Xây dựng kho tài liệu cá nhân, chỉnh sửa, cập nhật tài liệu mới, chia sẻ tài liệu với người dùng khác

- Hỗ trợ tìm kiếm toàn văn theo nội dung tài liệu, tìm kiếm tài liệu theo các trường thông tin đã được bóc tách

- Quản lý tài liệu theo quy trình nghiệp vụ, tạo luồng công việc theo quy trình hoặc thủ công

- Tạo các báo cáo thống kê theo thời gian, theo người dùng, phòng ban, loại tài liệu

- Hỗ trợ sao lưu và phục hồi dữ liệu theo lịch trình

- Bảo mật thông tin lưu trữ, mã hóa các file dữ liệu, đặt mật khẩu.

Đặc điểm khác biệt của DocPro là một giải pháp quản lý tài liệu, văn bản bằng công nghệ nhận dạng tiếng Việt và bóc tách thông tin tự động giúp cho việc sử dụng trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn.

Bên cạnh đó hệ thống có thể hoạt động trong mạng nội bộ cũng như trên internet tuỳ theo nhu cầu của khách hàng... giúp người dùng có thể truy cập tại bất cứ đâu. Ngoài ra DocPro còn có khả năng tương thích với tất cả các máy scan từ khổ nhỏ tới khổ lớn giúp việc lưu trữ tài liệu trở nên thuận tiện hơn. Xem thêm về sản phẩm tại: www.docpro.vn

Có thể nói, đây chính là phần mềm phù hợp nhất với nhu cầu quản lý văn bản, tài liệu của người Việt Nam trong đoạn hiện nay.