Ngày 13/6/2016, Bộ Tài chính đã ra quyết định ban hành Quy chế quy định việc quản lý, vận hành và sử dụng Hệ thống điện tử đa phương tiện hỗ trợ chỉ đạo, điều hành của Bộ Tài chính (hệ thống truyền hình hội nghị).

Quy chế áp dụng cho Bộ Tài chính, Kho bạc Nhà nước, Tổng cục Thuế, Tổng cục Hải quan, Tổng cục Dự trữ Nhà nước, Ủy ban Chứng khoán Nhà nước; Sở Tài chính, Kho bạc Nhà nước, Cục Thuế, Cục Hải quan các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và Cục Dự trữ Nhà nước các khu vực; và Tập đoàn Viettel, chi nhánh của Viettel tại các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

Theo Quy chế, các hội nghị phải sử dụng hệ thống truyền hình hội nghị gồm: Hội nghị toàn quốc triển khai nhiệm vụ tài chính ngân sách 6 tháng cuối năm (Hội nghị sơ kết 6 tháng công tác tài chính - ngân sách); Hội nghị toàn quốc tổng kết và triển khai nhiệm vụ tài chính ngân sách năm (hội nghị tổng kết công tác tài chính ngân sách hàng năm); Các hội nghị sơ kết, tổng kết, tập huấn chuyên đề theo lĩnh vực có phạm vi toàn quốc của các Tổng cục; Các hội nghị, cuộc họp khác theo chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ Tài chính phải tổ chức theo hình thức trực tuyến; và các hội nghị khác do Bộ Tài chính, các Tổng cục chủ trì có liên quan đến các đơn vị thuộc ngành Tài chính ở địa phương.

Quy chế nêu rõ các yêu cầu khi sử dụng hệ thống truyền hình hội nghị như: Không để các vật dễ cháy, nổ, chất lỏng, hóa chất gần các thiết bị của hệ thống; Bảo đảm các điều kiện về phòng cháy, chữa cháy; Bảo đảm các điều kiện về âm thanh, ánh sáng, nhiệt độ, độ ẩm, nguồn điện ổn định cho hệ thống truyền hình hội nghị; Không được tự ý di chuyển, sử dụng thiết bị vào mục đích khác hoặc thay đổi các tham số cấu hình hệ thống.

Đồng thời, các đơn vị sử dụng hệ thống truyền hình hội nghị còn phải đảm bảo giữ bí mật tài khoản truy cập vào hệ thống; Không dùng tay, vật cứng chạm vào ống kính camera hoặc xoay camera; Bật, tắt, vận hành hệ thống phải đúng quy trình kỹ thuật; Ngắt nguồn điện cung cấp cho hệ thống khi không sử dụng; và thường xuyên vệ sinh hệ thống theo đúng quy trình, đặc biệt đối với thiết bị camera phải dùng khăn lau mềm tiêu chuẩn và chất tẩy rửa chuyên dụng.

Cùng với việc quy định cụ thể về đăng ký sử dụng hệ thống truyền hình hội nghị, bố trí kinh phí tổ chức cuộc họp truyền hình hội nghị cũng như công tác chuẩn bị trước cuộc họp, điều khiển hệ thống trong cuộc họp và kết thúc cuộc họp truyền hình hội nghị, Quy chế của Bộ Tài chính cũng quy định rõ trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị trong việc quản lý, vận hành, sử dụng hệ thống truyền hình hội nghị.

Trong đó, bên cạnh việc quản trị, vận hành bảo trì, sửa chữa toàn bộ hệ thống truyền hình hội nghị, Tập đoàn Viettel còn chịu trách nhiệm đảm bảo các chỉ tiêu kỹ thuật và chất lượng đường truyền dẫn cho hệ thống truyền hình hội nghị; tổng hợp danh sách các cán bộ kỹ thuật của Viettel tham gia quản trị, vận hành hệ thống THHN tại trung tâm và các chi nhánh ở địa phương thông báo cho Kho bạc Nhà nước để gửi các điểm cầu và đơn vị liên quan biết liên hệ.

Trường hợp cán bộ có sự thay đổi, Viettel phải cử cán bộ thay thế và thông báo cho Kho bạc Nhà nước (họ tên, đơn vị, số điện thoại, email) để cập nhật gửi các đơn vị có liên quan thuận lợi trong quá trình phối hợp vận hành và sử dụng hệ thống. Ngoài ra, Viettel cũng có trách nhiệm bảo mật thông tin các cuộc họp theo các quy định của hợp đồng và pháp luật hiện hành.

Thông tin từ Bộ Tài chính cho hay, từ cuối tháng 10/2015, Kho bạc Nhà nước - đơn vị trực thuộc Bộ Tài chính và Tập đoàn Viettel đã ký kết hợp đồng “Thuê dịch vụ Hệ thống điện tử đa phương tiện hỗ trợ chỉ đạo điều hành của Bộ Tài chính”.

Được biết, cũng trong quý IV/2015, Bộ Tài chính đã triển khai dự án “Nâng cấp Cổng thông tin điện tử (Portal) Bộ Tài chính và tích hợp dịch vụ công điện tử” với trọng tâm là nâng cấp Portal Bộ Tài chính và xây dựng Portal Kho bạc Nhà nước (KBNN). Đây là dự án thay đổi về chất các portal, website của ngành, theo hướng đưa Portal Bộ Tài chính là portal tích hợp chính thức, an toàn của toàn ngành Tài chính. Tại thời điểm khai trương giao diện mới Portal Bộ Tài chính và Portal KBNN vào 26/11/2015, Portal Bộ Tài chính đã được tổ chức lại thành 34 chuyên mục, 13 chuyên trang và hàng trăm đường link liên kết, thuận tiện cho việc sử dụng (có tham khảo kinh nghiệm của Bộ Tài chính các nước, thiết kế và xây dựng portal không quá nhiều màu mè, graphic cồng kềnh). Theo đại diện Cục Tin học & Thống kê Tài chính, Bộ Tài chính, việc khai trương giao diện mới Portal Bộ Tài chính và Portal KBNN là nền tảng quan trọng để giai đoạn 2016 - 2020 và những năm tiếp theo, ngành Tài chính có thể triển khai thành công Bộ Tài chính điện tử, KBNN điện tử trong Chính phủ điện tử theo định hướng của Chính phủ và Bộ Tài chính.