1.jpg.jpg

Ngày 10/8, tại hội nghị tổng kết công tác ứng dụng CNTT của Tập đoàn Viễn thông Quân đội Viettel, những nỗ lực của ViettelPost trong việc đầu tư, phát triển và triển khai có hiệu quả hoạt động ứng dụng CNTT đã được đánh giá cao.

CNTT - yếu tố “sống còn”

Ông Lương Ngọc Hải - Tổng Giám đốc ViettelPost khẳng định, ngay từ giữa năm 2007, Ban giám đốc ViettelPost đã nhận thức rõ công tác ứng dụng CNTT trong quản lý điều hành sản xuất kinh doanh là yếu tố sống còn đối với một DN. Việc triển khai ứng dụng hiệu quả CNTT trong quản lý điều hành hoạt động SXKD sẽ tạo ra lợi thế cạnh tranh, giúp DN nâng cao chất lượng dịch vụ, khẳng định thương hiệu, vị trí và uy tín của DN trên thị trường. Từ nhận thức này, từ cuối năm 2006 đến nay, ViettelPost đã chú trọng, tập trung đầu tư cho CNTT với tiêu chí ứng dụng toàn diện CNTT vào điều hành quản lý sản xuất kinh doanh.

“Từ năm 2007 đến nay, đội ngũ lãnh đạo ViettelPost luôn thống nhất quan điểm muốn đưa công ty phát triển nhanh, mạnh thì phải tập trung đầu tư cho CNTT với mục tiêu các ứng dụng CNTT hỗ trợ toàn diện hoạt động sản xuất cũng như công tác quản lý, điều hành. Trong danh mục đầu tư của ViettelPost 5 năm qua luôn có khoản kinh phí nhất định chi cho việc xây dựng, triển khai hệ thống CNTT”, ông Hải nói. Không kể chi phí được Tập đoàn hỗ trợ, tổng kinh phí ViettelPost đầu tư cho CNTT trong 5 năm qua là khoảng 15 tỷ đồng; trung bình mỗi năm ViettelPost chi kinh phí khoảng 3 tỷ đồng đầu tư hệ thống CNTT để mua, chỉnh sửa lại các phần mềm ứng dụng phù hợp với các quy trình nghiệp vụ, quản lý của DN…

Riêng đầu tư hệ thống phần cứng, từ chỗ thiếu thốn nhiều mặt, đến nay ngoài việc đầu tư máy chủ và đường truyền, chuẩn hoá các cấu hình; có các chính sách đầu từ trước cho các đơn vị; cho nhân viên vay tiền máy tính xách tay… hiện nay hệ thống phần cứng của ViettelPost tương đối lớn. Còn với hệ thống phần mềm ứng dụng, từ chỗ chỉ có 2 phần mềm, đến nay hệ thống CNTT của ViettelPost đã được đầu tư, phát triển với khoảng 20 phần mềm ứng dụng hỗ trợ công tác quản lý, điều hành hoạt động SXKD như: phần mềm kế toán, phần mềm phát hành báo, phần mềm quản lý bưu phẩm, bưu kiện E-VTP; quản lý Email; quản lý kho vật tư; quản lý kho vật tư; quản lý bán hàng VPP; quản lý công văn; hệ thống SMS; phần mềm định vị xe ôtô; phân hệ quản lý khoán đơn vị; quản lý Vận đơn số; Phân hệ giám sát đường thư, tuyến thư…

Đến nay hiệu quả ứng dụng CNTT trong công tác điều hành quản lý và SXKD của ViettelPost được thể hiện khá rõ. Các phần mềm đang hoạt động trong Công ty đã phát huy, đáp ứng được các yêu cầu quản lý, nghiệp vụ chính, bao gồm các nghiệp vụ quản lý, điều hành SXKD, các nghiệp vụ bán hàng và chăm sóc khách hàng đến các nghiệp vụ quản lý kỹ thuật, tạo các dịch vụ mới... góp phần thiết thực vào sự phát triển nhanh và vững chắc của Công ty trong thời gian vừa qua. Cụ thể, đối với bộ phận quản lý điều hành DN, thông qua hệ thống các phần mềm ứng dụng, thay vì phải đợi các đơn vị, chi nhánh gửi về công ty báo cáo thống kê theo định kỳ nửa tháng, tháng, quý như trước đây, đến nay cứ cuối ngày, Ban giám đốc đã có thể nắm bắt được được con số thống kê tổng doanh thu, sản lượng ngày đó. Không những thế, bộ phận quản lý còn có các công cụ để phân tích, đánh giá được ngay chi phí, hiệu quả hoạt động để từ đó kịp thời điều chỉnh các chính sách quản lý, các quy trình nghiệp vụ hợp lý hơn. Đặc biệt, đối với nhân viên, đến nay đa số đã quen làm việc với máy tính, các phần mềm ứng dụng đã trở thành công cụ hỗ trợ đắc lực công việc họ. Hiện thời gian thực hiện nhiều quy trình, công đoạn đã rút ngắn rất nhiều. Đặc biệt, trên cơ sở thấy được lợi ích của việc ứng dụng phần mềm đối với công việc của mình, mỗi nhân viên ViettelPost ngày càng ứng dụng tốt CNTT, tự giác cập nhập dữ liệu, thông tin vào hệ thống.

Triển khai đồng bộ nhiều giải pháp

Chia sẻ kinh nghiệm ứng dụng CNTT ở đơn vị thời gian qua, Tổng giám đốc Lương Ngọc Hải cho biết, trong việc giải quyết bài toán ứng dụng CNTT của một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực bưu chính, vấn đề quan trọng không phải là tiền đầu tư, cũng không phải là việc lựa chọn, thiết kế phần mềm ứng dụng mà vấn đề cốt lõi là việc DN phải có cách làm, bước đi sao cho việc đầu tư CNTT, việc triển khai ứng dụng các phầm mềm phải mang lại hiệu quả, lợi ích thực sự cho DN, cho người lao động của đơn vị mình. Đặc biệt là, với đặc thù của các DN bưu chính, đối tượng lao động phổ thông chiếm tỷ lệ cao nên câu chuyện ứng dụng CNTT vào hoạt động sản xuất kinh doanh của DN càng khó khăn hơn rất nhiều. Tại ViettelPost, đối tượng sử dụng thao tác nhập liệu của hệ thống có trình độ hạn chế. Gần 50% nhân sự có trình độ PTTH, hầu như không biết sử dụng máy tính, nhiều trường hợp phải hướng dẫn cầm chuột.

Để giải quyết khó khăn này, trên thực tế, bên cạnh việc tổ chức đào tạo ứng dụng CNTT cho CBCNV trong đơn vị theo phương thức chú trọng “cầm tay chỉ việc”, triển khai đào tạo với hình thức (đào tạo tập trung; qua cầu truyền hình; qua điện thoại; hướng dẫn online trực tiếp người sử dụng và sử dụng cả diễn đàn nội bộ để truyền thông đào tạo và trả lời các câu hỏi); có chính sách khuyến khích học CNTT; mặt khác phải tổ chức đánh giá, kiểm tra kết quả tiếp thu, nhận thức của họ, đặc biệt là phải có các chế tài, tạo được áp lực, sức ép đối với người lao động. “Kết quả là gần 600 bưu tá biết sử dụng phần mềm thành thạo hàng ngày. Từ việc nhập doanh thu, lập bảng kê, chuyến thư… đến việc phân công phát, nhập tên người nhận bưu phẩm bưu kiện.

Đề cập đến phương hướng phát triển hệ thống CNTT, theo lãnh đạo ViettelPost, trong giai đoạn 2010-2020, mục tiêu của đơn vị  là tập trung phát triển 100% ứng dụng CNTT phục vụ các đơn vị sản xuất trực tiếp. Trong giai đoạn trước mắt, đối với công tác ứng dụng CNTT, công ty sẽ chú trọng tập trung khai thác hết các hiệu quả của hệ thống phần mềm ứng dụng đã được đầu tư triển khai. Đánh giá sơ bộ cho thấy, trong năm 2009 hệ thống phần mềm ứng dụng này mới chỉ được đội ngũ BC Viettel khai thác khoảng 60% năng lực phần mềm hiện có, còn 40% là chưa khai thác, chưa ứng dụng. ViettelPost sẽ tiếp tục khai thác, tiếp tục đẩy mạnh ứng dụng triệt để năng lực của các phần mềm, khai thác hiệu quả ngay trên phần mềm đó, đồng thời điều chỉnh cho phần mềm phù hợp hơn với đặc thù, thực tế công việc của đơn vị mình.

“Tại ViettelPost, quy trình nghiệp vụ thay đổi rất nhanh, mỗi khi nhận thấy một quy trình nghiệp vụ không phù hợp, chưa hiệu quả thì quy trình đó lại được điều chỉnh. Và khi đó đương nhiên phần mềm ứng dụng CNTT cũng phải được điều chỉnh cho phù hợp với những thay đổi của quy trình”, ông Hải nhấn mạnh.

Đọc toàn bộ bài viết trên báo Bưu điện Việt Nam số 96, 97, 98 ra ngày 11/8/2010.