Bưu cục số chỉ có một nhân sự

Tất cả thao tác tiếp nhận, kết nối chuyển hàng đều qua smartphone

Là một trong gần 600 nhân sự được Tổng công ty Bưu chính Viettel (Viettel Post) chọn giao nhiệm vụ làm Trưởng bưu cục số, anh Vũ Văn Huy được phân công phụ trách địa bàn Mai Dịch và vùng lân cận (quận Bắc Từ Liêm, Hà Nội).

Hiện nay, hàng ngày mỗi khi khách hàng tại địa bàn Mai Dịch và vùng lân cận đặt xong đơn vận chuyển trên app Viettel Post, thông tin sẽ tự động được đẩy về anh Huy. Tiếp nhận đơn của khách hàng, anh sẽ tới cơ sở của họ để nhận hàng.

Với sự hỗ trợ của những công cụ công nghệ số như máy in tốc độ cao, thiết bị bắn mã vạch, cân điện tử, phần mềm thông minh cá nhân… trang bị cho các Trưởng bưu cục số, toàn bộ quá trình hoàn tất đơn hàng (từ cân hàng, in và dán bưu gửi, nhận hàng trên hệ thống, chia chọn nhanh…) đều được thực hiện nhanh chóng ngay tại địa điểm của khách.

Tiếp đó, hàng hóa sẽ được chuyển về các điểm kết nối hàng gần nhất của Viettel Post. Trường hợp lượng hàng đủ chuyến xe, Trưởng bưu cục số có thể điều nguyên chuyến xe đến tận địa điểm của khách hàng để lấy hàng và kết nối thẳng đến các Trung tâm khai thác của Viettel Post.

Anh Vũ Văn Huy, Trưởng bưu cục số tại địa bàn Mai Dịch và vùng lân cận đến địa điểm của khách tiếp nhận hàng và kết nối vận chuyển đến người nhận (Ảnh: Nguyễn Tuyên)

Bưu cục số là mô hình mới được Viettel Post triển khai nhằm góp phần mở rộng mạng lưới, nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng với sự hỗ trợ của công nghệ số. Bên cạnh hệ thống hơn 1.000 bưu cục truyền thống, đội ngũ các Trưởng bưu cục số tại các địa bàn trên cả nước sẽ đưa được nhiều dịch vụ của Viettel Post đến gần người dùng hơn.

Điểm đặc biệt là các bưu cục số hoàn toàn không sử dụng giấy tờ, 100% thao tác giao nhận hàng hóa được điện tử hóa và thực hiện hoàn toàn trên smartphone.  Đây là một sản phẩm chuyển đổi số trong hoạt động chuyển phát, giao hàng chặng cuối của Viettel Post.

Trước khi được giao nhiệm vụ trực tiếp chăm sóc khách hàng tại địa bàn, anh Huy cùng các Trưởng bưu cục số khác được đào tạo kỹ lưỡng về luồng vận hành, cách thức triển khai kết nối hàng, cách sử dụng phần mềm và công cụ dụng cụ số để phục vụ công việc cùng kỹ năng giao tiếp với khách hàng.

Bên cạnh việc chuẩn bị về nhân sự, để triển khai mô hình bưu cục số, Viettel Post còn phải đầu tư các công cụ, dụng cụ số; đồng thời xây dựng luồng kết nối mới trên app Viettel Post. Với luồng kết nối mới này, Trưởng bưu cục số được chủ động tiếp nhận bưu phẩm từ khách hàng và kết nối, bàn giao trực tiếp hàng về các Trung tâm khai thác mà không cần chuyển qua các bưu cục/ sub như trước đây.

Đẩy nhanh quá trình chuyển đổi số Viettel Post

Sau hơn 3 tháng triển khai, mô hình bưu cục số của Viettel Post đã đạt được những kết quả bước đầu, mang lại nhiều lợi ích cho người dùng dịch vụ bưu chính chuyển phát.

Cụ thể, tại các địa bàn bưu cục số đã được đưa vào hoạt động, khách hàng không phải trực tiếp đến các bưu cục, cửa hàng của Viettel Post để gửi hàng, không phải chờ đợi để gửi hàng. Đặc biệt, trong thời điểm dịch Covid-19 đang diễn biến phức tạp như hiện nay, bưu cục số sẽ giúp khách hàng hạn chế tiếp xúc, ở nhà vẫn có thể gửi hàng.

Các Trưởng bưu cục số được trang bị nhiều công cụ số như phần mềm cá nhân, máy in tốc độ cao, cân điện tử... để có thể khai thác và kết nối hàng tại địa điểm của khách (Ảnh: Nguyễn Tuyên)

Bên cạnh đó, chất lượng nhận bưu phẩm được nâng cao. Bởi lẽ, chỉ cần người dùng tạo đơn trên app Viettel Post, trong thời gian ngắn, chậm nhất là sau 1 giờ, Trưởng bưu cục số sẽ chủ động tới địa chỉ của khách hàng và hoàn thành việc tiếp nhận bưu phẩm chỉ bằng vài thao tác đơn giản trên smartphone.

Việc cho phép Trưởng bưu cục số có thể chọn khai thác bưu phẩm và kết nối chuyến xe thẳng đến người nhận, giúp giảm thời gian toàn trình của bưu phẩm, bưu phẩm được vận chuyển tới người nhận trong thời gian ngắn hơn khoảng 2 giờ so với cách làm trước đây. Đặc biệt, nếu hàng được gửi buổi sáng, người nhận sẽ có thể nhận hàng ngay trong buổi chiều với khu vực nội tỉnh và các vùng lân cận.

“Với mô hình Bưu cục số, chúng tôi có thể cá thể hóa hoạt động chăm sóc khách hàng trước, trong và sau bán. Mỗi khách hàng sẽ được một Trưởng bưu cục số chăm sóc và giải quyết tất cả vấn đề liên quan đến chuyển phát hàng hóa. Ngoài ra, khách sẽ nhận được tiền hàng ngay sau khi đơn hàng được phát thành công, thay vì thanh toán theo ngày, tuần như mô hình cũ”, đại diện Viettel Post chia sẻ.

Đối với doanh nghiệp, theo đại diện Viettel Post, mô hình bưu cục số cũng giúp cho đơn vị tiết kiệm chi phí, tối ưu quy trình và đặc biệt là đẩy nhanh quá trình chuyển đổi số Viettel Post.

Cụ thể, việc triển khai bưu cục số giúp Viettel Post giảm bớt chi phí tổ chức các điểm giao dịch như chi phí thuê nhà, điện nước, nhân sự… nhưng vẫn đảm bảo công tác kinh doanh tại địa bàn.

Cũng nhờ sự hỗ trợ của công nghệ số mà chỉ cần một nhân sự, doanh nghiệp có thể phục vụ khách hàng tất cả các khâu mà không cần tổ chức địa điểm cố định và bố trí nhân viên chăm sóc khách hàng, nhân viên bán hàng như trước đây.

Mô hình mới còn giúp Viettel Post tối ưu được về quy trình tiếp nhận bưu phẩm. Các bưu cục của Viettel Post có thể linh hoạt trong việc đi lấy hàng, từ đó nâng cao chất lượng nhận bưu phẩm.

Chia sẻ với ICTnews về định hướng phát triển bưu cục số trong thời gian tới, ông Đinh Thanh Sơn, Phó Tổng giám đốc Viettel Post cho biết, dự kiến đến hết quý 2 năm nay, số lượng bưu cục số được mở mới sẽ lên tới trên 1.000, phủ rộng tất cả các huyện, xã trên toàn quốc.

Cùng với đó, Viettel Post dự định sẽ xã hội hóa mô hình bưu cục số. Nghĩa là, các cá nhân hay tổ chức bên ngoài đều có thể trở thành bưu cục số của Viettel Post. “Đây là cơ hội cho những ai có khả năng kinh doanh khi họ có thể thay mặt Viettel Post đứng ra thu gom hàng hóa trên một địa bàn theo hình thức điểm ủy quyền”, ông Sơn cho hay.

Vân Anh

Viettel Post đề xuất xây dựng hạ tầng bưu chính dùng chung trên nền tảng số

ictnews CEO Viettel Post Trần Trung Hưng nêu đề xuất xây dựng hạ tầng bưu chính dùng chung dựa trên nền tảng công nghệ mới nhằm tiết kiệm chi phí. Đây cũng là nền tảng cho công cuộc chuyển đổi số của ngành bưu chính.