Nâng chất lượng, giảm chi phí

Hoạt động khai thác tại Trung tâm Khai thác vận chuyển – Bưu điện TP.HCM. Ảnh: Triệu Quốc Hùng

Bưu điện TP.HCM áp dụng mô hình khai thác dịch vụ mới: 

Thách thức về chất lượng dịch vụ

Chất lượng dịch vụ bưu chính-chuyển phát luôn là mối quan tâm của khách hàng. Đời sống người dân ngày càng phát triển thì các yếu tố về thời gian, tính nhanh chóng của dịch vụ bưu chính-chuyển phát càng được khách hàng ưu tiên khi lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ.

Vụ việc phát giấy báo nhập học trễ tại An Giang hồi tháng 10 năm ngoái có lẽ vẫn đang là bài học chất lượng đắt giá cho các doanh nghiệp bưu chính-chuyển phát.

Tiếp đó, câu chuyện thư của khách hàng mặc dù gửi trong nội tỉnh nhưng mất 11 ngày mới tới nơi (xảy ra hồi đầu năm nay) tiếp tục là hồi chuông thúc giục các doanh nghiệp chuyển phát nâng cao hơn nữa công tác chất lượng.

Trên thị trường dịch vụ chuyển phát trong nước, ngày càng xuất hiện những dấu hiệu của sự cạnh tranh mạnh. Đó là sự thúc đẩy hoạt động bán hàng, quảng bá thương hiệu của các doanh nghiệp cả nội lẫn ngoại. Với sự xuất hiện của nhiều nhà cung cấp dịch vụ chuyển phát thì khách hàng đã có nhiều sự lựa chọn hơn.

Vì thế, nhà cung cấp nào đảm bảo thỏa mãn sự nhanh chóng, tin cậy, chính xác khi chuyển phát sẽ được khách hàng tin dùng. Đây chính là thách thức lớn nhất của ngành bưu chính nói chung.

Khả quan từ một mô hình

Với chức năng quản lý và vận hành đường thư liên tỉnh khu vực miền Đông Nam Bộ và Nam Trung Bộ của Tổng công ty Bưu chính Việt Nam và đường thư nội thành TP.HCM, Bưu điện TP.HCM phải thực hiện nhiệm vụ khai thác, chia chọn, phân hướng tất cả các luồng sản phẩm đi, đến TP.HCM và các sản phẩm quá giang của khu vực Đông Nam Bộ và Nam Trung Bộ; chia chi tiết sản phẩm đến từng tuyến phát bưu tá trên địa bàn TP.HCM, kể cả sản phẩm nhanh lẫn sản phẩm thường.

Vì vậy, áp lực lớn nhất đối với Bưu điện TP.HCM là khối lượng sản phẩm đi, đến hàng ngày quá lớn, dẫn tới việc đảm bảo chất lượng là một thách thức không hề nhỏ. Trước tình hình đó, Bưu điện TP.HCM xác định đổi mới công tác chất lượng là góp phần đổi mới Bưu chính trong giai đoạn hiện nay. Và mô hình Khai thác tập trung – Bưu tá phân tán (KTTT – BTPT) đã ra đời.

KTTT-BTPT là mô hình khai thác trong đó việc khai thác, phân hướng, chia chọn được thực hiện tại một đầu mối duy nhất là Trung tâm Khai thác vận chuyển, sau đó vận chuyển sản phẩm đến từng điểm phát (bưu cục) và tuyến phát (bưu tá) để phát đến khách hàng cuối cùng.

So với mô hình trước đây là tại mỗi Bưu điện Trung tâm, huyện (Bưu điện TP.HCM có 8 Bưu điện Trung tâm, huyện) đều có đội khai thác riêng biệt, thì ưu điểm của mô hình KTTT – BTPT là giúp giảm các công đoạn trung gian, tiết giảm lao động do đã tập trung về một đầu mối. Từ đó giúp đơn vị tiết kiệm chi phí nhân công và vật tư lao động. Đây là một trong những yếu tố góp phần giúp Bưu điện TP.HCM tiết kiệm hơn 1 tỉ đồng chi phí trong năm 2010.

Đối với lực lượng bưu tá, mô hình KTTT-BTPT đã giúp tiết kiệm thời gian và tăng sản lượng phát. Nếu trước đây bưu tá tập trung tại một điểm là Bưu điện Trung tâm, huyện thì nay được phân tán và gắn với địa bàn phát, do đó thời gian di chuyển lấy sản phẩm để đi phát được rút ngắn tối đa. Sản lượng phát trung bình 20.000 thư/tháng là con số đã được nhiều bưu tá Bưu điện TP.HCM thực hiện sau thời gian triển khai áp dụng mô hình này.

Bà Đặng Thị Nga - Phó Giám đốc phụ trách Bưu điện TP.HCM cho biết: “Mô hình KTTT-BTPT quá mới mẻ với người lao động nên giai đoạn đầu triển khai gặp khá nhiều khó khăn như: tâm lý ngại thay đổi, công tác bố trí nhân sự không thuận lợi, việc chuyển đổi vẫn phải đảm bảo lưu thoát sản phẩm hàng ngày... Tuy nhiên, sau giai đoạn triển khai thử nghiệm cho thấy rõ tính hiệu quả nên đã rất được người lao động ủng hộ. Từ đó làm cơ sở triển khai đồng bộ mô hình này trên toàn địa bàn.”

Đến nay, Bưu điện TP.HCM đã thực hiện áp dụng mô hình KTTT-BTPT cho tất cả các sản phẩm bưu chính (thư thường, ghi số, chuyển phát nhanh). Sản lượng trung bình mỗi ngày mà Trung tâm Khai thác vận chuyển thực hiện đã đạt con số kỷ lục: 6,5 tấn/ngày đối với thư thường, 36.000 sản phẩm/ngày đối với sản phẩm ghi số và 25.000 sản phẩm/ngày đối với sản phẩm chuyển phát nhanh.

Tập trung khai thác, phân hướng, chia chọn và tạo điều kiện để bưu tá nhanh chóng phát sản phẩm là cơ sở để Bưu điện TP.HCM rút ngắn chỉ tiêu thời gian toàn trình của dịch vụ. Đây là tiền đề để đơn vị nâng cao chất lượng dịch vụ, đáp ứng nhu cầu cạnh tranh trên thị trường.

Kết quả đo kiểm của Cục Quản lý chất lượng TT&TT (Bộ TT&TT) năm 2010 về chỉ tiêu toàn trình thư thường nội tỉnh tại Bưu điện TP.HCM cho thấy, mức độ đơn vị đạt được là 98,40% (vượt mức quy định chuẩn là 70%).

Bài viết đã đăng trên báo Bưu điện Việt Nam số 70 ra ngày 13/6/2011