Ứng dụng RPA - giải pháp tối ưu nguồn lực khối văn phòng

Ứng dụng RPA (Robotic Process Automation) trở thành phần mềm quan trọng trong hoạt động khối văn phòng của doanh nghiệp thời 4.0.

Xu hướng chuyển đổi số đã góp phần thay đổi mô hình hoạt động truyền thống của nhiều doanh nghiệp (DN), đồng thời thúc đẩy nhu cầu đối với giải pháp tự động hóa. Trong đó, RPA được đánh giá một trong những lĩnh vực đầu tư công nghệ trọng điểm. Theo báo cáo của Gartner, có đến 90% tập đoàn toàn cầu sẽ ứng dụng RPA vào năm 2022 để đẩy nhanh tiến trình phục hồi hậu Covid-19, đồng thời giảm bớt gánh nặng cho nhân viên đối với công việc thủ công và quy trình.

Cắt gọn quy trình, nâng cao hiệu suất khi ứng dụng RPA

RPA là giải pháp công nghệ đơn giản và hữu dụng. Nó bao gồm các phần mềm mô phỏng thao tác của con người trên máy tính dựa trên các quy trình thiết lập sẵn. Không chỉ nâng cao hiệu quả vận hành và giảm thiểu sai sót trong quá trình xử lý các tác vụ, RPA còn có giao diện người dùng (UI) trực quan và dễ dàng tích hợp vào các hệ thống quản trị như CRM (Customer Relationship Management) hay ERP (Enterprise Resource Planning). Bên cạnh đó, thời gian triển khai các quy trình tự động sẽ ngắn hơn đáng kể so với các cách thức triển khai các phần mềm truyền thống. 

 Ảnh: ABeam Consulting

RPA được ứng dụng hiệu quả nhất ở khối văn phòng trong hầu hết các lĩnh vực, đặc biệt trong các ngành dịch vụ tài chính/ngân hàng, bảo hiểm và bán lẻ. Đây là nơi nhân viên thường xuyên đối mặt áp lực thời gian trong khi thực hiện khối lượng lớn công việc lặp đi lặp lại. 

Ví dụ, với bộ phận dịch vụ khách hàng, RPA tự động phản hồi, xác minh tài khoản, trích xuất thông tin từ hồ sơ và đối chiếu chữ ký điện tử. Hoặc trong bộ phận quản lý chuỗi cung ứng, nó sẽ tự truy xuất dữ liệu từ website đối tác, nhập thông tin vào biểu mẫu, gửi email đặt hàng, tiến hành thanh toán, theo dõi lộ trình và lượng hàng tồn kho. Nói cách khác, RPA đủ khả năng đóng vai trò như lực lượng lao động ảo hỗ trợ nhân viên thực sự. DN không cần đội ngũ chuyên viên lập trình để cấu hình RPA. Do là công nghệ low-code/no-code, bất cứ nhân viên nào có kiến thức CNTT căn bản cũng có thể học và sử dụng công cụ thiết kế quy trình dạng kéo thả cho robot dễ dàng.

 Ảnh: ABeam Consulting

RPA đã nổi lên kể từ đầu những năm 2000 và được phát triển với tầm nhìn là trở thành đội ngũ nhân viên ảo xử lý chuỗi các công việc lặp đi lặp lại trên máy tính, cho phép nhân viên có thêm thời gian tập trung vào dự án đòi hỏi tính sáng tạo và khả năng phán đoán. 

Ông Ryohei Oda, Tổng Giám đốc của ABeam Việt Nam dẫn chứng về trường hợp của một doanh nghiệp đã được hỗ trợ triển khai robot nhập đơn hàng vào hệ thống SAP, “Với robot đó, khách hàng có thể tiết kiệm 300 giờ mỗi năm. Sau đó, họ đã triển khai hai robot nữa và rút ngắn thêm 1.300 giờ mỗi năm. Không chỉ tiết kiệm thời gian, RPA còn tạo một loại báo cáo mới gửi đến hộp thư của quản lý hàng ngày. Việc thực hiện báo cáo với RPA cũng chỉ mất 4 tuần so với 3 tháng nếu làm thủ công trong SAP”.

Với lợi ích rõ nét, thị trường cung cấp giải pháp RPA thu hút sự quan tâm của nhiều tập đoàn công nghệ khổng lồ như Google, Microsoft và IBM…

Dự báo tiềm năng rộng mở thị trường RPA tại Việt Nam

Không chỉ những “ông lớn”, trên thực tế, nhu cầu giải pháp RPA đã bắt đầu chuyển dần sang các DN vừa và nhỏ (SME). Kết quả cuộc khảo sát năm 2021 của Xerox cho thấy, 80% DN SME tin rằng công nghệ tự động hóa sẽ là chìa khóa quyết định sống còn.

Việt Nam với 98% DN thuộc phân khúc SME, được đánh giá là thị trường RPA đầy hứa hẹn. Trong vài năm qua, ABeam Consulting đã làm việc với nhiều SME với quy mô khoảng 500 - 1400 nhân viên.

“Khách hàng của ABeam tại Việt Nam đã đạt hiệu quả nhanh chóng trong việc cắt giảm chi phí và cải thiện hiệu suất nhờ ứng dụng giải pháp RPA và BPR (Business Process Re-engineering”, ông Nguyễn Trung, chuyên gia tư vấn về RPA tại ABeam cho biết.

Theo ông Trung, việc đánh giá và lựa chọn chính xác công đoạn ứng dụng RPA luôn là một bài toán khó và là thử thách lớn cho DN vì nếu việc đánh giá không thực sự chính xác và sâu sắc sẽ dẫn đến việc đầu tư không hiệu quả. Do vậy, hỗ trợ khách hàng đánh giá toàn bộ quy trình hiện hữu là một bước quan trọng để có thể tìm ra những yếu điểm tồn đọng và đưa ra giải pháp, lộ trình khắc phục hợp lý.

Theo đại diện Abeam, công ty đặt niềm tin vào tiềm năng bứt phá trong thị trường RPA Việt Nam. Với việc ngày càng nhiều DN ứng dụng giải pháp công nghệ này, môi trường lao động khối văn phòng sẽ được cải thiện và nhân viên cũng tránh tình trạng quá tải do phải liên tục tăng ca trong các khoảng thời gian cao điểm.

“Chúng tôi mong muốn giúp DN có một cái nhìn sâu sắc về bức tranh tổng thể của công cuộc chuyển đổi số. Không chỉ dừng lại ở RPA, ABeam hy vọng có thể cung cấp giải pháp khác để DN nâng cao hiệu suất, tiết kiệm chi phí tối đa và chuẩn bị sẵn sàng cho việc mở rộng quy mô trong tương lai”, ông Trung chia sẻ. 

Hồng Nhung

tin nổi bật

Người dùng Windows sắp có thể nhắn tin, gọi điện, chuyển file với iPhone

Intel vừa cho biết, các máy tính mới của hãng sẽ sớm có tính năng Unison, cho phép người dùng nhắn tin, nhận cuộc gọi và gửi file tới điện thoại iPhone của Apple.

Ngân hàng chuyển đổi số quan trọng nhất là chuyển đổi tư duy, quy trình và chính sách

Tổng Thư ký Hiệp hội Ngân hàng Nguyễn Quốc Hùng nhấn mạnh, các ngân hàng cần xác định rõ chuyển đổi số lấy khách hàng làm trọng tâm và mục tiêu quan trọng đầu tiên là phải đảm bảo an toàn cho người dùng các dịch vụ ngân hàng.

Doanh nghiệp nội dung số Việt lên tiếng bị thua thiệt trên môi trường số

Nhiều doanh nghiệp cho biết, dù Việt Nam đã có hành lang pháp lý nhưng việc thực thi lại chậm chạp và thiếu công cụ hữu hiệu để bảo vệ các doanh nghiệp nội dung số trên không gian mạng.

Intel và Samsung giới thiệu máy tính màn hình ‘trượt’

Samsung Display và Intel vừa giới thiệu một nguyên mẫu (prototype) máy tính có khả năng mở rộng màn hình từ 13 inch lên 17 inch, thông qua cơ chế trượt.

Apple huỷ kế hoạch tăng sản lượng iPhone

Bloomberg cho hay, Apple đang huỷ bỏ kế hoạch tăng sản lượng iPhone thế hệ mới trong năm nay, do nhu cầu không tăng vọt như kỳ vọng.

Mẫu iPhone 15 Ultra đẹp hút hồn, camera 4 ống kính

Những hình ảnh đầu tiên về mẫu iPhone 15 Ultra vừa xuất hiện, tiết lộ nhiều nâng cấp mạnh mẽ so với iPhone 14 Pro Max.

Do Kwon đã tẩu tán 3.313 Bitcoin khi bị truy bắt

Văn phòng Công tố phía Nam Seoul xác nhận quỹ phòng hộ Luna Foundation Guard đã chuyển 66,59 triệu USD dưới dạng Bitcoin để tẩu tán.

Intel và Nvidia bất đồng về tương lai vi xử lý

Hai đại gia trong số những công ty bán dẫn quan trọng nhất tại Mỹ không cùng quan điểm về tốc độ phát triển chip, cũng như khả năng áp dụng định luật Moore đối với lĩnh vực này.

9 người vây bắt trăn khổng lồ dài hơn 7m

Con trăn khổng lồ dài hơn 7m, nặng hơn 1 tạ, bị 9 người đàn ông khuất phục sau cuộc vật lộn ở bìa rừng, gần cánh đồng của một ngôi làng ở Indonesia.

Mỹ và Trung Quốc trong cuộc đua siêu máy tính tốc độ nhất thế giới

Frontier, siêu máy tính của Mỹ, hiện đang đứng đầu bảng trong danh sách Top 500 siêu máy tính mạnh nhất thế giới. Trong khi đó, Tianhe-3 của Trung Quốc dù không nằm trong bảng xếp hạng này, nhưng được cho là cũng không hề 'kém cạnh' Frontier.

Huawei trở lại thị trường Anh sau 2 năm bị cấm cửa

Sau hai năm gián đoạn, Mate sẽ quay trở lại Vương quốc Anh, nhưng liệu Mate 50 Pro có thể "xoa dịu" những rắc rối quốc tế trước đây của Huawei?

Bảo hiểm xe điện cao hơn 15-20% so với xe hơi truyền thống

Thế giới đang bước vào kỷ nguyên xe điện, nhưng hiện tại người dùng các loại phương tiện sử dụng năng lượng mới đang phải đóng bảo hiểm cao hơn từ 15-20% so với những chiếc xe truyền thống.

Do Kwon khẳng định vẫn ‘đi siêu thị’ bất chấp lệnh truy nã của Interpol

Trong động thái mới nhất, nhà sáng lập Terraform Labs Do Kwon, người bị buộc tội chịu trách nhiệm cho cú sập 60 tỷ USD tiền mã hoá, tiếp tục phủ nhận đang lẩn trốn cơ quan chức năng.

Apple bất ngờ tuyên chiến với mạng xã hội lớn nhất nước Nga

Vkontakte, hệ sinh thái số lớn nhất của Nga bất ngờ bị Apple gỡ toàn bộ ứng dụng trên kho ứng dụng App Store.

"Tra tấn" Apple Watch Ultra, màn hình sapphire cường lực đọ sức với búa

Apple Watch Ultra chịu được nhiều cú đập bằng búa trước khi nứt vỡ. Thử nghiệm cho thấy độ bền màn hình kính sapphire của chiếc smartwatch này là khá tốt.