Văn thư triều Nguyễn qua Châu bản

Phần 1: Tổ chức và nhân sự làm công tác văn bản.

Sau khi lên ngôi (1802), Vua Gia Long thiết lập Thị thư viện, Thị hàn viện, Nội hàn viện để giúp các việc về công văn giấy tờ và quản lí ấn tín. Năm 1820, Vua Minh Mệnh gộp ba cơ quan này và đổi thành Văn thư phòng. Năm Minh Mệnh thứ 10 (1829), Văn thư phòng được đổi thành Nội các. Năm 1933, Bảo Đại đổi Nội các thành Ngự tiền văn phòng. Trong thời gian 143 năm tồn tại của vương triều Nguyễn, dù cơ quan này đã nhiều lần thay đổi tên gọi nhưng vẫn luôn giữ vai trò giúp việc trực tiếp cho nhà vua, chuyên trách công tác văn thư và lưu trữ các văn bản quản lí nhà nước.

Song song với việc thiết lập cơ quan là lựa chọn nhân sự. Nhân sự của Nội các chỉ đặt 4 người quản lĩnh, lấy quan tam, tứ phẩm ở bộ, viện sung vào làm việc và 28 người thuộc viên.

Công tác văn thư có vai trò rất quan trọng và cần thiết. Vì vậy, ngay từ ban đầu các Hoàng đế triều Nguyễn đã quy định rõ ràng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, chế độ thưởng phạt đối với các cơ quan, chức quan phụ trách công tác văn thư. Đây là một trong những nhân tố quan trọng khiến công tác văn thư triều Nguyễn được tổ chức, hoạt động có quy củ và sớm hoàn thiện.

Phần 2: Soạn thảo, ban hành văn bản.

Soạn thảo và ban hành văn bản là một nội dung cơ bản trong công tác văn thư. Tuy triều Nguyễn ban hành khá đa dạng về loại hình văn bản, gồm: chiếu, chỉ, dụ, chế, sắc do hoàng đế ban hành; Công đồng truyền, Công đồng sai, Công đồng phó, Công đồng di, Công đồng khiến do Công đồng ban hành; tấu, phiến, phúc, biểu, khải, bẩm, thân, kê, truyền thị, tư di, tư trình, trát do quan lại trung ương và địa phương ban hành. Song, trong soạn thảo, các loại hình văn bản này đều phải tuân theo thể thức trình bày nhất định, gồm: quốc hiệu (đối với văn bản ngoại giao), tên loại văn bản, chủ thể ban hành, người nhận, tên người soạn thảo, người khảo duyệt, người đối duyệt, ngày tháng năm ban hành và dấu cơ quan hoặc cá nhân ban hành văn bản. Đồng thời, nội dung trong văn bản phải được trình bày rõ ràng, mạch lạc và văn từ phù hợp với từng loại hình văn bản. Về hình thức, văn bản phải trình bày đúng số dòng, số chữ trong trang theo quy định. Đặc biệt, văn bản nhất thiết phải theo đúng quy định viết đài và lệ kiêng húy.

Phần 3: Chuyển giao, giải quyết văn bản.

Sau khi hoàn thiện văn bản, công tác chuyển giao, giải quyết văn bản là bước không thể thiếu để văn bản đi tới thực thi. Để công tác chuyển giao, giải quyết văn bản kịp thời, triều Nguyễn cho đặt trạm dịch ở các địa phương và thường xuyên kiểm tra các hoạt động của hệ thống trạm dịch luân chuyển công văn này. Ngoài ra, các vua triều Nguyễn cũng đặt ra nhiều biện pháp cần thiết trong chuyển phát, giải quyết văn bản như: quy định về phương thức, biện pháp, thời hạn để được nhanh chóng, an toàn, bí mật. Bên cạnh đó, các Hoàng đế triều Nguyễn đặc biệt quan tâm đến bộ phận tiếp nhận, đệ trình lên vua phê duyệt. Vì vậy, trong công tác chuyển giao văn bản ở trung ương, nhà Nguyễn quy định rõ từng loại văn thư sẽ do cơ quan nào tiếp nhận và đệ trình.

Các văn thư này khi trình lên vua giải quyết, nhà vua sẽ ngự phê lên văn bản để truyền ý chỉ, mệnh lệnh của mình. Hình thức ngự phê của các Hoàng đế triều Nguyễn là một nét độc đáo trong các văn bản quản lí nhà nước triều Nguyễn nói riêng và trong công tác văn thư Việt Nam nói chung.

Phần 4: Quản lí, sử dụng con dấu

Trong công tác văn thư, con dấu có ý nghĩa và vai trò đặc biệt quan trọng, nó thể hiện tính tín xác và hiệu lực pháp lí của văn bản. Chính vì thế, triều Nguyễn đã cho chế cấp nhiều loại hình ấn triện để sử dụng phù hợp với từng loại văn thư. Mặt khác, triều Nguyễn quy định rất rõ ràng, chặt chẽ nguyên tắc dùng dấu và vị trí đóng dấu trên văn thư.

Phần 5: Lưu trữ, khai thác văn bản

Các văn bản quản lí nhà nước sau khi ban hành và giải quyết xong đều được quản lí chặt chẽ, sắp xếp, bảo quản và lưu trữ cẩn thận để phục vụ cho việc tra cứu thông tin, đặc biệt là phục vụ cho việc biên soạn chính sử của vương triều. Và cho đến nay, di sản tư liệu này vẫn là một nguồn sử liệu quan trọng, tín thực đối với việc nghiên cứu lịch sử triều Nguyễn – triều đại phong kiến cuối cùng ở Việt Nam.