Công ty chúng tôi là công ty cổ phần, dự kiến cuối tháng 04/2020 chúng tôi sẽ tiến hành họp Đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ) thường niên năm 2020. Tại Điều lệ công ty và Quy chế quản trị của công ty chúng tôi không quy định về việc Cổ đông thực hiện tham dự họp ĐHĐCĐ trực tuyến, biểu quyết trực tuyến. Chúng tôi có thể vận dụng Điểm c, Khoản 2, Điều 140 Luật DN năm 2014 để cho một số các Cổ đông tham dự họp/biểu quyết trực tuyến (họp và biểu quyết online) được không?

Tại Điều lệ của công ty chúng tôi có quy định: "Trong trường hợp có những quy định của pháp luật có liên quan đến hoạt động của Công ty chưa được đề cập trong bản Điều lệ này hoặc trong trường hợp có những quy định mới của pháp luật khác với những điều khoản trong Điều lệ này thì những quy định của pháp luật đó đương nhiên được áp dụng và điều chỉnh hoạt động của Công ty" . Chúng tôi có thể áp dụng quy định này cho kỳ Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2020 tới đây được không? Hoặc công ty chúng tôi thực hiện thông qua Quy chế ĐHĐCĐ năm 2020 ngay sau khi khai mạc đại hội và áp dụng ngay cho chính đại hội đó được không? (Quy chế đại hội có nội dung về họp/biểu quyết trực tuyến).

Thực hiện chủ trương của Chính phủ trong thời gian phòng chống dịch Covid-19, chúng tôi rất mong nhận được sự tư vấn, hỗ trợ của Quý Ban biên tập để hướng dẫn các Cổ đông công ty chúng tôi trong kỳ họp ĐHĐCĐ sắp tới, đảm bảo quyền lợi của cổ đông, tăng cường việc họp trực tuyến nhằm chống lây lan dịch bệnh.

{keywords}
Biểu quyết tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông của một doanh nghiệp.

Về vấn đề này, Luật sư Trương Thanh Đức, Chủ tịch Hội đồng Thành viên công ty luật BASICO trả lời như sau:

Thứ nhất, về thể thức tiến hành cuộc họp:

Theo quy định tại Điều 142 về “Thể thức tiến hành họp và biểu quyết tại Đại hội đồng cổ đông”, Luật Doanh nghiệp năm 2014, trong trường hợp Điều lệ công ty không có quy định khác thì phải thực hiện 4 thể thức để có thể tiến hành một cuộc họp hợp lệ gồm: Đăng ký cổ đông dự họp, xác định chủ tọa, cử thư ký và bầu ban kiểm phiếu cuộc họp.

Như vậy, đối với thể thức họp thì được và chỉ được thực hiện khác với quy định trên nếu có quy định khác trong Điều lệ. Còn việc họp trực tiếp tại 1 địa điểm hay họp trực tuyến tại nhiều địa điểm thì vẫn phải đáp ứng được các điều kiện trên.

Thứ hai, về cách thức tham dự và biểu quyết:

Theo quy định tại khoản 2, Điều 140 về “Thực hiện quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông”, Luật Doanh nghiệp năm 2014, cổ đông được coi là tham dự và biểu quyết tại cuộc họp trong 4 trường hợp gồm: Tham dự và biểu quyết trực tiếp tại cuộc họp; uỷ quyền cho một người khác tham dự và biểu quyết tại cuộc họp; gửi phiếu biểu quyết đến cuộc họp thông qua gửi thư, fax, thư điện tử; tham dự và biểu quyết thông qua hội nghị trực tuyến, bỏ phiếu điện tử hoặc hình thức điện tử khác.

Như vậy, ngược lại với thể thức họp, đối với quyền dự họp, thì được phép áp dụng trực tiếp những quy định trên mà không nhất thiết phải được quy định trong Điều lệ.

Thứ ba, về việc kiểm phiếu biểu quyết:

Theo quy định tại khoản 5, Điều 142 nêu trên, việc kiểm phiếu biểu quyết được tiến hành bằng cách thu thẻ biểu quyết tán thành trước, sau đó thu thẻ biểu quyết không tán thành, nếu Điều lệ không quy định khác.

Như vậy, đối với việc kiểm phiếu, thì được và chỉ được thực hiện khác với quy định trên nếu có quy định khác trong Điều lệ.

Thứ tư, về việc thay đổi cách thức họp:

Căn cứ vào quy định tại Điều 148 về “Hiệu lực các nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông”, Luật Doanh nghiệp, thì các công ty có thể quyết định tổ chức cuộc họp Đại hội đồng cổ đông khác với quy định của Luật và Điều lệ như sau:

(1)   Tiến hành biểu quyết sửa đổi, bổ sung những nội dung liên quan trong Điều lệ sau khi đã xác định được đủ điểu kiện để tiến hành cuộc họp. Nội dung được biểu quyết sẽ có hiệu lực ngay sau khi được biểu quyết;

(2)   Biểu quyết thông qua Quy chế tổ chức cuộc họp để giải quyết những vấn đề khác với Điều lệ hoặc chưa được quy định cụ thể. Tuy nhiên trường hợp khác với Điều lệ thì cần đạt tỷ lệ biểu quyết ngang với điều kiện sửa đổi Điều lệ (tối thiểu 65%) thì mới bảo đảm chắc chắn về pháp lý;

(3)   Trình tự, thủ tục tiến hành cuộc họp và biểu quyết sai quy định, nhưng nghị quyết vẫn hợp pháp nếu có sự tham dự của 100% số cổ phần có quyền biểu quyết;

(4)   Trình tự, thủ tục tiến hành cuộc họp và biểu quyết sai quy định, nhưng nghị quyết vẫn có hiệu lực thi hành cho đến khi Tòa án, Trọng tài có quyết định khác (khi có cổ đông khởi kiện yêu cầu huỷ bỏ nghị quyết);

Ngoài ra, các công ty có thể tổ chức lấy ý kiến của cổ đông thay vì tổ chức cuộc họp, trừ đối với những vấn đề bắt buộc phải thông qua tại cuộc họp theo quy định của Điều lệ.

Ban Kinh doanh