Dù đã quen làm việc từ xa nhưng ban đầu vẫn bị ảnh hưởng

Founder Got It Trần Việt Hùng cho biết, công ty có nhân viên ở Mỹ, Việt Nam và Ấn Độ. Vì thế, hình thức làm việc trực tuyến là yêu cầu bắt buộc ngay từ đầu, thậm chí một số vị trí nhân viên phải dậy sớm hoặc thức khuya để làm việc với đồng nghiệp ở quốc gia khác nên có thể nói nhân sự của Got It không quá lạ lẫm khi phải làm việc ở nhà. "Tuy nhiên, toàn bộ làm việc ở nhà do dịch Covid-19 như lần này là một việc hoàn toàn mới, một thử thách mới mà công ty phải trải qua bằng cách vừa làm vừa thử nghiệm, để hoàn thiện luồng công việc của mình", ông Hùng nói.

Ở Việt Nam, Got It là một trong những công ty đầu tiên yêu cầu nhân viên phải làm việc ở nhà ngay từ sau dịp nghỉ Tết Nguyên đán, còn tại Mỹ việc này chỉ bắt đầu từ đầu tháng 3, Ấn Độ thì mới gần đây khi có lệnh phong toả toàn quốc. "Đối với công ty công nghệ làm sản phẩm như Got It, nhiều khi chúng tôi phải dành thời gian để cùng nhau tập trung giải quyết vấn đề về sản phẩm, vận hành hay chiến lược tăng trưởng. Khi tất cả đều làm ở nhà, những việc đó vẫn diễn ra nhưng sẽ mất nhiều thời gian hơn", Founder Got It chia sẻ. 

Mặc dù vậy, sau một thời gian vận hành làm từ xa, công việc vẫn chạy như bình thường mặc dù hiệu suất có giảm một ít do phải dành thời gian cho họp hành trực tuyến. Điểm mấu chốt để có thể làm việc trực tuyến hiệu quả cho từng cá nhân, từ đó đem lại kết quả tốt cho cả công ty không phải là công cụ làm việc mà chính là cách thức vận hành. "Nếu mọi người quan sát văn hoá của Got It từ trước tới giờ thì thấy cách quản lý và vận hành của chúng tôi tương đối lạ lẫm với cách làm truyền thống, khi không yêu cầu nhân viên phải quẹt thẻ khi tới văn phòng và ra về. Mọi người khá tự do về giờ giấc và không có chuyện sếp quát tháo nạt nộ nhân viên", ông Hùng nhấn mạnh.

Hiện tại khi tất cả nhân viên ở 3 văn phòng đều làm ở nhà, Got It thông qua các trưởng nhóm để phân bổ công việc. Do mọi thứ diễn ra trực tuyến nên các trưởng nhóm phải vất vả hơn khi tập hợp nhân sự nhưng nhìn chung kết quả vẫn ổn định. Hàng ngày các trưởng nhóm phải thông báo với cả nhóm lúc 10 giờ sáng và 5 giờ chiều để biết được mọi người làm việc như thế nào, vấn đề gì phát sinh có thể ảnh hưởng tới công việc hay không. Trên cơ sở đó, lúc 10 giờ 15, các nhóm đa chức năng sẽ báo cáo nhanh trong vòng 15 phút những thông tin bao gồm: Những việc tôi đã hoàn thành trong ngày hôm qua, những việc muốn hoàn thành hôm qua nhưng không thể thực hiện và những việc dự định sẽ hoàn thành trong hôm nay. Tất cả thông tin này được cập nhật lên Slack của từng nhóm để ai trong công ty cũng có thể biết được.

"Các công việc hàng ngày cần giải quyết cá nhân hoặc một nhóm các cá nhân sẽ tự tổ chức họp nhóm trực tuyến với nhau", ông Hùng nói.

Hàng tuần, Got It sẽ có một giờ cụ thể để mọi người tham gia tham gia "xã hội ảo" thông qua họp trực tuyến để nói chuyện phiếm, chơi game online với nhau hay có một buổi họp toàn công ty gọi là all-hands meeting cho các lãnh đạo công ty cập nhật toàn bộ nhân viên về tình hình của công ty và các bước tiếp theo của công việc là gì. Ngoài ra, các nhóm nhỏ sẽ có một buổi nói chuyện khoảng 30 phút để mọi người nói về những vấn đề gặp phải do làm ở nhà, đồng thời đề xuất hướng giải quyết. Rất nhiều ý tưởng làm việc ở nhà sao cho hiệu quả đều xuất phát từ đây.

Got It dùng những công cụ tương đối cơ bản vì các công cụ trên thị trường hiện nay đều đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp như để trao đổi, cộng tác thì sử dụng Slack, Teams; email và tài liệu cộng tác dùng Google GSuite; họp qua video với Whereby cho nhóm nhỏ và Zoom cho các nhóm lớn; cuối cùng quản lý công việc qua JIRA hay Trello. "Dù vậy, công cụ không phải là yếu tố quyết định của làm việc trực tuyến mà cách thức vận hành mới là yếu tố quan trọng nhất", ông Hùng chia sẻ thêm.

Không có công cụ thần thánh giải quyết bài toán làm việc từ xa

Là 1 công ty ở thung lũng Silicon, theo nhà sáng lập (Founder) Got It, California là một trong những tiểu bang có các ứng phó rất sớm đối với dịch Covid-19, ngay từ những tuần đầu tháng 3 đã có nhiều công ty yêu cầu nhân viên làm việc từ xa và sau khi có lệnh tự cách ly ở nhà, gần như toàn bộ mọi người đều làm việc trực tuyến. "Cũng giống như Got It, các công ty công nghệ ở đây đều có nhiều văn phòng ở khắp nơi trên thế giới và làm việc từ xa là một cái gì đó đã quen thuộc. Vì vậy, các công ty sẽ thích ứng rất nhanh dù hiệu suất có thể bị ảnh hưởng do có nhiều công việc chỉ hiệu quả khi gặp mặt và họp hành trực tiếp", ông Hùng chia sẻ.

Cũng theo ông Hùng, do đây là lần đầu tiên cả thế giới bị cuốn vào cuộc khủng hoảng như lần này và toàn bộ công việc phải làm ở nhà nên không có công ty nào có nhiều kinh nghiệm hơn công ty nào mà quan trọng là ai sẽ thích ứng nhanh hơn. Mỗi công ty phải dành một khoảng thời gian tương đối để suy nghĩ và xây dựng lên cách vận hành phù hợp với mình nhất, bởi vì mỗi doanh nghiệp đều có đặc thù riêng và chính các lãnh đạo phải tìm ra giải pháp hiệu quả.

Vì vậy, Founder Got It cho rằng, mọi người đừng hy vọng là tìm ra được một công cụ thần thánh nào đó để có thể ngay lập tức giải quyết được vấn đề của mình. Ngay cả Got It cũng đang phải vừa làm vừa học hỏi thông qua một chuỗi các thí nghiệm trong cách vận hành công ty.

Về lời khuyên cho các công ty để làm việc từ xa hiệu quả, theo ông Hùng, lãnh đạo phải dành thời gian đủ để suy nghĩ và đưa ra một mô hình hoạt động phù hợp với đơn vị trong hoàn cảnh hoàn toàn mới và có thể kéo dài. "Tôi cho rằng sẽ không vấn đề gì nếu ngay lập tức chưa đưa ra được mô hình lý tưởng nhất. Tuy nhiên, hãy thí nghiệm thật nhiều và phát hiện ra cái sai thật nhanh để sửa, cuối cùng các công ty cũng sẽ tìm ra mô hình phù hợp trong một khoảng thời gian không quá dài", ông Hùng kết luận.