Phương pháp ‘cố vấn ngược’ và những hiệu quả không ngờ

Cố vấn ngược là gì?

Đâu là điểm khác biệt giữa khái niệm cố vấn thông thường (mentoring) và cố vấn ngược (reverse mentoring)? Theo cẩm nang huấn luyện của Center for Creative Leadership (CCL) thì “cố vấn có nghĩa là một người quản lý có kinh nghiệm gặp gỡ với nhân viên mới vào nghề nhằm giúp họ thu được những lợi ích từ trải nghiệm từng có”.

Điều đáng lưu ý là trong đó không đặt nặng vấn đề độ tuổi. Trong khi trước nay chúng ta vẫn thường có quan niệm rằng cố vấn phải là mối quan hệ giữa người cấp cao/lớn tuổi giàu kinh nghiệm với người cấp thấp/trẻ tuổi hơn (senior-to-junior relationship).

Trong thời đại internet phát triển, nhiều công ty trên thế giới đã bắt đầu nhận ra sự cần thiết phải khuyến khích các lãnh đạo cấp cao học hỏi về kỹ năng làm việc với dữ liệu và sử dụng công nghệ từ nhân viên trẻ tuổi. Điều này làm thay đổi các nhận thức lâu đời và thúc đẩy xu hướng cố vấn ngược về các chủ đề chuyển đổi công nghệ - kỹ thuật số.

Lợi ích của cố vấn ngược trong thời hiện đại

Mối quan hệ cố vấn tốt chính là khi cả đôi bên cùng có thể học hỏi. Và cố vấn ngược cũng không ngoại lệ. Khi một nhân viên trẻ chia sẻ các hiểu biết của họ với đồng nghiệp lớn tuổi hoặc người nhiều kinh nghiệm hơn, điều này sẽ nâng cao mức độ giao tiếp, thấu hiểu và hợp tác của cả hai nhóm.

Bên cạnh việc lật ngược hệ thống phân cấp tuyền thống, phương pháp này còn khiến các mục tiêu tổ chức chiến lược khác trở nên thuận lợi hơn. Chẳng hạn như tăng tỉ lệ giữ chân nhân viên Millennial, thúc đẩy tính bao quát và tình bạn xuyên thế hệ.

(Nguồn hình: Freepik)

Thông qua các hoạt động cố vấn ngược, người cố vấn trẻ có thể tiếp xúc với nhiều khu vực và phòng ban khác trong tổ chức, có cơ hội mở rộng mạng lưới quan hệ cá nhân, phát triển sự nhìn nhận về khả năng điều hành công việc, đồng thời tiếp cận tư duy chiến lược của các lãnh đạo giàu kinh nghiệm hơn.

Trong khi đó, các quản lý điều hành cấp cao, những người sẵn sàng học hỏi với người trẻ thông thạo công nghệ - kỹ thuật hiện đại trong công ty sẽ giành được nhiều kỹ năng mới. Đôi khi các kỹ năng này thiên về kỹ thuật, nhưng sau hết vẫn luôn có những khía cạnh khác biệt mà người lớn hơn có thể tận dụng được như quan điểm hay tư duy mới mẻ, hoặc đơn giản là tinh thần hăng hái.

Sẵn sàng học hỏi để khai thác kiến thức hiệu quả

Trước hết, hãy nhắc lại một phương châm quan trọng là: Bạn phải làm việc này như một người ngang hàng với nhân viên, không phải cấp trên hay quản lý cấp cao.

Người quản lý cấp cao phải có chủ ý tìm kiếm và thực hiện những nỗ lực một cách có ý thức để được làm việc cùng cố vấn trẻ tuổi hơn. Quản lý cấp cao cần có tinh thần sẵn sàng học hỏi, cởi mở với ý tưởng mới, dám thử những điều khác lạ và đặc biệt là chuẩn bị tâm lý để phạm sai lầm.

Trên hết, quản lý cấp cao phải có đủ sự khiêm tốn để gạt bỏ những nhận thức về thẩm quyền và đặc quyền do tuổi tác và kinh nghiệm mang lại thì mới có thể tiếp nhận các kiến thức và hướng dẫn của người trẻ hơn. Một khi các quản lý cấp cao đã sẵn sàng làm những việc này, họ đã sẵn sàng cho quá trình cố vấn ngược.

Làm theo những quy tắc truyền thống để duy trì mối quan hệ

Trong một mối quan hệ bình thường hoặc quan hệ cố vấn truyền thống, trách nhiệm bắt đầu và duy trì kết nối thường do người có kinh nghiệm hơn đảm nhiệm. Lý do là vì nhân viên cấp dưới hoặc thành viên nhỏ tuổi hơn không dám liên tục tiếp cận và tự tin thiết lập các cuộc gặp gỡ, giữ người cố vấn lại để trao đổi nhiều hơn hoặc làm rõ những điều chưa rõ.

Khi mối quan hệ trở nên sâu sắc, trách nhiệm sẽ được san sẻ đều hơn, tuy nhiên sự thành công vẫn phụ thuộc nhiều vào việc các nhà quản lý giàu kinh nghiệm tạo ra động lực như thế nào. Các quá trình cố vấn ngược thường giống nhau và tuân theo hướng dẫn sau: Đồng ý về mục đích cố vấn; Xác định tiêu chuẩn và mức độ của mối quan hệ; Thiết lập và duy trì giới hạn thời gian cụ thể cho những nhu cầu liên lạc; Hiểu rằng mối liên hệ cố vấn là có thời hạn, có thể kéo dài hoặc sớm kết thúc tuỳ vào mục tiêu.

Trong cố vấn ngược, thành viên lớn tuổi hơn thường sẽ là người chịu trách nhiệm bắt đầu và duy trì “đời sống” của mối quan hệ, vì 2 lý do chính là thành viên cấp cao thường sẽ cùng thế hệ hoặc có số tuổi tương đương với bố mẹ của nhân viên trẻ tuổi, điều này mang đến quyền lực ngụ ý rằng họ có đủ sự nhạy cảm, quan tâm dành cho mối quan hệ.

Và thành viên cấp cao đã có đủ kinh nghiệm và chuyên môn để bắt đầu và hưởng lợi từ mối quan hệ. Dù rằng mối quan hệ này sẽ mang đến lợi ích cho cả hai, nhưng cơ bản thì vẫn bắt nguồn từ nhu cầu của thành viên cấp cao. Vì vậy, họ cần có trách nhiệm khởi động sự tương tác, thiết lập các quy tắc và đảm bảo cho thành viên trẻ tuổi được thoải mái trong mối quan hệ.

Trong nhiều trường hợp, việc chấp nhận học hỏi từ người trẻ là không hề dễ dàng, nhưng hãy học cách tin tưởng cố vấn của mình và dành cho bản thân cơ hội để được “biến đổi” thành con người mới mẻ, toàn năng hơn.

(Nguồn: CareerBuilder)