Số hóa dữ liệu hộ tịch đã đạt được kết quả đáng ghi nhận

Hoàn thành gần 67%

Thời gian gần đây, bên cạnh công việc thường xuyên, bà Trần Thị Hồng Nam - công chức Tư pháp - Hộ tịch phường Ninh Hiệp còn đảm nhận thêm nhiệm vụ số hóa dữ liệu hộ tịch cho nhân dân trong phường.

Mỗi ngày, cùng với việc tiếp nhận và giải quyết các giấy tờ liên quan đến khai sinh, khai tử, kết hôn… theo nhiệm vụ chung, hầu hết thời gian ngoài giờ, ngày nghỉ cuối tuần, bà Nam lại tập trung thực hiện số hóa dữ liệu hộ tịch.

Cán bộ Tư pháp - Hộ tịch phường Ninh Hiệp rà soát hồ sơ để số hóa.

Qua quan sát của chúng tôi, nơi lưu giữ hồ sơ hộ tịch - tư pháp của phường Ninh Hiệp chất đầy những cuốn sổ dày cộp được phân loại theo màu sắc khác nhau. Các bộ sổ được phân loại, sắp xếp khoa học, bài bản, dễ dàng tìm kiếm.

Tuy nhiên, một số cuốn sổ được ghi lại và bảo quản từ năm 1978 đến nay đã bị úa nhàu, cũ nát. Qua thống kê, với quy mô dân số hơn 23.000 người, hơn 4.000 hộ dân, phường Ninh Hiệp có 34.565 dữ liệu hộ tịch cần phải số hóa.

Ông Nguyễn Hiếu - Tổ trưởng Tổ Số hóa dữ liệu sổ hộ tịch phường Ninh Hiệp cho biết: “Hàng ngày, chúng tôi scan các trang giấy trong sổ thành file PDF, tiếp đó tạo một file mềm excel chứa dữ liệu giống như trong sổ, rồi tiến hành rà soát thông tin đảm bảo chính xác.

Khi đã chuẩn bị xong, các dữ liệu ấy được đưa lên phần mềm hộ tịch. Từ phần mềm này, dữ liệu sau khi được kiểm tra, rà soát thêm một lần nữa, đảm bảo chính xác sẽ được phê duyệt vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc”.

Ông Nguyễn Hữu Hào - Trưởng phòng Tư pháp thị xã Ninh Hòa cho biết, kế hoạch số hóa dữ liệu sổ hộ tịch năm 2023 trên địa bàn thị xã được triển khai từ tháng 7-2023.

Cụ thể là số hóa các thông tin hộ tịch đã được đăng ký trong các sổ hộ tịch gốc được lưu giữ tại địa phương từ trước thời điểm chính thức triển khai, đưa vào sử dụng Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch của Bộ Tư pháp (giai đoạn từ năm 1977 đến tháng 3-2017) bao gồm: Đăng ký kết hôn; đăng ký khai sinh; đăng ký nhận cha, mẹ, con; đăng ký cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân; đăng ký khai tử và các sổ đăng ký hộ tịch khác như đăng ký giám hộ, chấm dứt giám hộ, sổ ghi chú ly hôn và sổ đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc…

Qua hơn 2 tháng triển khai, với gần 330.000 dữ liệu cần số hóa, tính đến ngày 29/9, thị xã đã hoàn thành gần 220.000 dữ liệu, chiếm hơn 66,8% trong tổng số dữ liệu cần số hóa. Trong đó, xã Ninh Tân đã hoàn thành 100%; các xã: Ninh Lộc, Ninh Xuân, Ninh Vân hoàn thành hơn 90%... 

Tiếp tục nỗ lực số hóa

Để thực hiện việc số hóa dữ liệu hộ tịch, các cán bộ làm công tác tư pháp hộ tịch trên địa bàn thị xã hầu hết đều phải làm thêm giờ, cả ngày nghỉ, ngày lễ, song tất cả đều xác định, sau khi hoàn tất việc số hóa, các dữ liệu được cập nhật, lưu giữ trên môi trường mạng sẽ giúp việc truy cập, xác minh thông tin sẽ nhanh chóng, thuận tiện hơn rất nhiều so với trước. Do đó, mỗi người đều nỗ lực hoàn thành việc số hóa.

“Trước đây, khi công dân đến xác định tình trạng hôn nhân, cán bộ tư pháp phải tiến hành tìm kiếm, rà soát trong từng cuốn sổ, mất nhiều thời gian và công đoạn. Sau khi số hóa, chỉ cần tìm kiếm trên hệ thống dữ liệu sẽ cho ra ngay kết quả một cách rõ ràng, chính xác, nhanh chóng” - bà Nam cho biết.

Một số hồ sơ theo năm tháng đã rách nát, mờ, thiếu thông tin, gây khó khăn cho công tác số hóa.

Theo ông Nguyễn Hữu Hào, việc số hóa đối với các dữ liệu rõ ràng, minh bạch, được xác lập thời gian gần đây tương đối dễ dàng. Tuy nhiên, nhiều dữ liệu được lập từ cách đây rất lâu, trên các loại giấy cũ nên đến nay, nhiều chữ bị mờ, nhiều tờ đã rách nát, thiếu, mất thông tin, gây mất nhiều thời gian để xác minh thực tế.

Đó là chưa kể quá trình nhập liệu tiến hành sau giờ hành chính nên quá trình số hóa còn chậm, nhất là các địa phương chỉ có 1 công chức làm việc này.

Mặt khác, phần mềm hộ tịch dùng chung và phần mềm hộ tịch 158 của Bộ Tư pháp thường xuyên bị lỗi… nên việc số hóa của các địa phương gặp nhiều khó khăn, việc kiểm tra và chuyển dữ liệu cũng ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện số hóa.

Theo ông Lê Minh Tâm - Phó Chủ tịch UBND thị xã Ninh Hòa, thời gian qua, hầu hết các xã, phường trên địa bàn đã nỗ lực triển khai số hóa dữ liệu hộ tịch và đạt được kết quả ghi nhận.

Thị xã đã chỉ đạo các địa phương tập trung khắc phục khó khăn, quyết liệt triển khai bằng các giải pháp cụ thể để hoàn thành việc số hóa đối với các số liệu đầy đủ, rõ ràng trong tháng 10.

Đối với các dữ liệu chưa đầy đủ do bị mờ, thiếu, trùng lắp hoặc thông tin chưa thống nhất…, lực lượng chuyên môn tập trung xác minh thực tế, cập nhật đầy đủ, đảm bảo có thể số hóa được theo quy định.

Theo Hồng Đăng (Báo Khánh Hòa)