Thể hiện kỹ năng tổ chức khi phỏng vấn xin việc

Không sếp nào muốn giải quyết mớ hỗn độn của một nhân viên quá hạn deadline, đình trệ các dự án... Bạn cần chứng minh được kỹ năng tổ chức, hệ thống hóa công việc ngay trong buổi phỏng vấn.

{keywords}
 

Cam kết về kỹ năng tổ chức

Khi đặt câu hỏi: “Bạn có kỹ năng tổ chức công việc không?” hoặc “Làm thế nào để bạn đảm bảo tính tổ chức trong công việc?”, tức là người phỏng vấn đang tìm kiếm sự yên tâm. Đầu tiên, hãy xác nhận nó một cách tự tin, với thái độ tích cực và giữ tốc độ nói bình thường để các từ được thốt ra rành rọt, chắc chắn: “Vâng, tôi có kỹ năng tổ chức và tôi có thể hoàn thành các nhiệm vụ”.

Thái độ tự tin của ứng viên có thể trấn an người phỏng vấn rằng bạn sẽ kiểm soát được mọi thứ nếu họ thuê bạn.

Mô tả cách bạn hệ thống hóa

Một sai lầm khi gặp kiểu câu hỏi này là chỉ dừng lại ở việc trả lời mơ hồ hoặc chung chung. Người phỏng vấn thực sự muốn biết chi tiết: Chính xác thì bạn đảm bảo tính tổ chức bằng cách hệ thống hóa các đầu việc như thế nào? Bạn sử dụng công cụ hoặc phần mềm nào? Bạn làm theo thói quen gì? Bạn giải quyết thứ tự ưu tiên ra sao?

Vậy hãy chia sẻ: Bạn có tạo file lịch trình hoặc lên danh sách việc cần làm không? Bạn có sử dụng Lịch Google để lập kế hoạch cho cả tuần không? Bạn có dành 30 phút đầu tuần hoặc cuối tuần để xem lại lịch trình, khối lượng công việc và đánh giá lại các nhiệm vụ ưu tiên không?

{keywords}
 

Hãy đảm bảo người phỏng vấn có đủ chi tiết để hình dung được quy trình làm việc của bạn.

Đính kèm quy trình với lý do

Bạn nên gắn việc lựa chọn cách thức làm việc đó với mục đích cụ thể, để chứng tỏ bạn chọn nó vì biết sẽ mang lại kết quả khác biệt, thay vì chọn chỉ vì tình cờ.

Ví dụ: bạn có thể dùng một số ứng dụng để chia sẻ thông tin cập nhật với cả nhóm, cho phép bạn nhận thông tin về sự cố và lập kế hoạch thay thế dựa trên thời hạn và phạm vi ngân sách đã vạch ra trước đó.

Chú ý giao tiếp và hợp tác

Bạn cũng cần ý thức được rằng bối cảnh và khả năng giao tiếp liên quan mật thiết đến cách bạn tổ chức công việc. Bạn không thể thực hiện tốt nhất các nhiệm vụ của mình nếu không giao tiếp tốt với những người khác để đôi bên đều hiểu nhu cầu và mong đợi của nhau.

Vì vậy, nên đề cập: “tôi có các cuộc họp hàng tuần với cấp trên để đảm bảo các nhiệm vụ ưu tiên đang đi đúng hướng”. Hoặc bạn duy trì việc cập nhật thông tin cho đồng nghiệp thông qua trao đổi trực tiếp và online ra sao. 

{keywords}
 

Đảm bảo câu trả lời rành mạch, có hệ thống

Bạn có thể nói rất nhiều về kỳ vọng sẽ duy trì tổ chức ra sao, nhưng nếu câu trả lời của bạn như một mớ bòng bong, nó sẽ khiến nhà tuyển dụng nghi hoặc. Vậy, sắp xếp tư duy cho câu trả lời cũng nói lên tính tổ chức của bạn.

Mẹo là hãy chia câu trả lời thành các bước: “Đầu tiên, tôi lựa chọn phương pháp… Thứ hai… Thứ ba… Cuối cùng, khi có việc đột xuất hoặc nhiệm vụ khẩn cấp, tôi sẽ…”. Việc vạch ra câu trả lời theo trình tự thực hiện sẽ gây ấn tượng rằng bạn có khả năng sắp xếp công việc ngay tại chỗ.

Đừng thể hiện ôm đồm

Bạn có thể cực kỳ tự tin vào kinh nghiệm và kỳ vọng sẽ xây dựng một quy trình hiệu quả khi nhận công việc mới. Nhưng đừng tham lam chia sẻ tất cả tham vọng đó mà không để ý thái độ người phỏng vấn. Hãy đưa ra lần lượt các ý, và tiếp tục trả lời cụ thể hơn, hoặc chia sẻ thêm thông tin khác nếu được nhà tuyển dụng hỏi đến. Hạn chế việc nói lan man, loãng chủ đề. Tốt nhất là: ngắn gọn, nhiệt huyết và đi đúng trọng tâm.

Lưu ý nhỏ

Đừng thể hiện là một “nhà tổ chức” cứng nhắc. Trong công việc luôn có những sự cố khiến hệ thống lệch khỏi quy trình ban đầu. Và người có kỹ năng tổ chức sẽ cần có cả khả năng linh hoạt để thích nghi với tình huống. Vị trí ứng tuyển càng cao, việc hiểu rõ tính hệ thống và kỹ năng tổ chức linh hoạt càng quan trọng.

(Nguồn: CareerBuilder) 

tin nổi bật

Bạn đã biết cách ‘hỏi thăm’ về cơ hội việc làm?

Thật may nếu bạn tìm ra ai đó hiểu biết về vị trí, công việc mà bạn định ứng tuyển để tham khảo ý kiến. Nhưng làm thế nào để khiến họ cảm thấy thoải mái khi giúp đỡ bạn và bạn nên đặt câu hỏi ra sao để có được nhiều thông tin nhất?

Thương lượng vị trí mới sao cho chuẩn

Nhảy việc hoặc được bổ nhiệm vị trí mới - điều đó không có nghĩa là bạn sẽ thăng tiến sự nghiệp. Điều quan trọng là bạn phải suy nghĩ một cách chiến lược về cách thực tế hóa mục tiêu đó ngay từ giai đoạn thương lượng.

Chiến thuật tăng lương bằng lời mời nhận việc

Bạn yêu công việc hiện tại nhưng mức lương thì không, trong khi đó vẫn có những cơ hội mới đang mời gọi. Bạn muốn ở lại và được tăng lương? Tham khảo tư vấn của CareerBuilder.

5 cách thể hiện bạn là ‘ứng viên đam mê’

Các nhà tuyển dụng sẽ cần những nhân tố mới nhiệt huyết trong công việc. Vì thế, đôi khi bằng cấp, kỹ năng, kinh nghiệm vẫn chưa đủ để “ghi điểm” nếu ứng viên thiếu đam mê.

Cách ‘gọt tỉa' CV cũ thành bản giới thiệu sáng giá

Ứng viên mới ra trường khó khăn trong việc tìm ra thông tin đưa vào CV. Còn người làm việc lâu năm lại vất vả để gạt bỏ các thông tin không cần thiết.

6 dấu hiệu cho thấy bạn là chiến lược gia hay chỉ là nhà quản lý

Nhà chiến lược và nhà quản lý cùng có chung rất nhiều phẩm chất. Nhưng có những điều xác định khả năng trở thành nhà chiến lược của một người, cả bẩm sinh và qua luyện tập.

5 quy tắc ‘nằm lòng’ để đàm phán nhận việc

Bạn đang ở vòng cuối của quy trình tuyển dụng, bạn thích cơ hội này nhưng mức lương lại thấp hơn kỳ vọng. Bạn sẽ thương lượng thế nào với nhà tuyển dụng? Cùng CareerBuilder tham khảo trong bài viết dưới đây.

Phỏng vấn tìm việc, đừng ngại ‘hỏi ngược’ nhà tuyển dụng

Một ứng viên không có câu hỏi nào dành cho nhà tuyển dụng có thể là “điểm trừ” khi phỏng vấn. Qua những câu hỏi, ứng viên có thể hiểu rõ về công ty cũng như nhiệm vụ của mình, từ đó có sự điều chỉnh, cân nhắc phù hợp.

Làm gì khi nhân viên cũ mời bạn làm ‘người tham khảo’?

Một nhân viên cũ ứng tuyển công việc mới và có lời nhờ bạn làm người tham khảo (reference) cho họ. Bạn nên nhận lời trong trường hợp nào?

Bí quyết để có bản CV ‘khó quên’ với nhà tuyển dụng

Để có một bản CV hoàn hảo, bạn cần có khả năng viết ngắn gọn và… tư duy phản biện - giải thích việc bạn đã làm, những đóng góp của bạn chỉ trong 1-2 trang giấy nhưng để lại ấn tượng sâu sắc.

Sinh viên tốt nghiệp xong đi làm nhà máy, để dành tiền tỷ sau 4 năm

Thực trạng sinh viên tốt nghiệp đi làm công nhân trong nhà máy đã trở nên phổ biến trong thời gian gần đây. Được hỗ trợ ăn 3 bữa, bố trí nơi ở và khen thưởng, nhiều người có thể để dành hơn 1 tỷ sau 4 năm.

Tạo ưu thế từ danh sách ‘người tham khảo’

Bạn được nhà tuyển dụng yêu cầu cung cấp danh sách người tham khảo (reference). Tuy nhiên, việc tìm người tham khảo không đơn giản chỉ là liệt kê tên, số điện thoại và địa chỉ email của sếp cũ.

Mẹo phân loại các kiểu ứng viên tìm việc

Có nhiều kiểu ứng viên với mối quan tâm khác nhau khi tìm việc. Nếu đó là ứng viên tiềm năng, bạn cần nhìn ra nhu cầu và đặc tính của họ để cân nhắc xem họ có phù hợp với vị trí đang tuyển dụng không.

Sếp nữ và những rào cản gia đình - sự nghiệp

Không dễ dàng để nhân sự nữ trở thành người lãnh đạo. Thậm chí khi đã có chỗ đứng, lãnh đạo nữ vẫn gặp nhiều rào cản mang đặc thù giới tính hơn so với lãnh đạo nam.

Cách nữ giới tạo ảnh hưởng nơi văn phòng

Nhiều nhân viên nữ ngại nói ra suy nghĩ cũng như đấu tranh cho quyền lợi chính đáng của mình. Cũng không hề dễ dàng gì để làm điều đó. Để thành công nơi công sở, bạn cần những cách phù hợp để được lắng nghe.