Khi Trường Mầm non Thủy Đường và Trường Mầm non Thủy Sơn (Hải Phòng) sáp nhập, một trong những bài toán đặt ra với nhà trường là xử lý khối lượng hồ sơ, sổ sách của hai trường. Nếu làm theo cách truyền thống, toàn bộ hồ sơ, vốn được lưu trữ suốt nhiều năm trời, phải được tập kết, phân loại, sắp xếp và lưu trữ lại.
Nhưng ở Trường Mầm non Thủy Đường, việc này được giải quyết theo một cách rất khác nhờ eDoc.
Trong quá trình sáp nhập, đội ngũ kỹ thuật Viettel hỗ trợ nhà trường đồng bộ dữ liệu hồ sơ của hai trường thành một hệ thống. Vướng mắc chủ yếu nằm ở sự khác biệt trong mã trường - vốn được quản lý ở cấp Bộ - nên nhà trường cần thực hiện các thủ tục để đồng bộ mã. Phần việc còn lại không còn làm khó, làm khổ các cô giáo - những người vốn đã phải dành tới 10 tiếng mỗi ngày để chăm sóc, dạy dỗ những học sinh mầm non.
“Trước đây chúng tôi sẽ phải bê hết về một chỗ, tập kết lại rồi sau đó mới phân loại, tổng hợp. Đó là công việc rất cồng kềnh và mất thời gian. Bây giờ, nhà trường chỉ cần đề xuất về việc hợp mã trường và mọi công việc khác đều được giải quyết chỉ bằng những thao tác đơn giản”, cô Bùi Thị Thành, Hiệu trưởng Trường Mầm non Thủy Đường, chia sẻ.
Đó là một trong số nhiều thay đổi mà eDoc mang lại cho công việc hàng ngày của cô Thành và hàng trăm nghìn đồng nghiệp trên khắp cả nước.
Một cú click, 3 giây và sự nhẹ gánh
Theo cô Thành, giáo viên mầm non phần lớn là phụ nữ và thường phải làm việc khoảng 10 tiếng mỗi ngày với học sinh. Sau giờ làm, họ còn phải dành thời gian chăm sóc gia đình, con cái. Vì vậy, việc phải tiếp tục làm hồ sơ, sổ sách là một áp lực không nhỏ, thậm chí chính xác là những “gánh nặng không tên” vẫn đè nặng lên vai các cô mỗi ngày, kéo dài suốt nhiều năm qua.
“eDoc giúp giảm tải áp lực hồ sơ, để giáo viên có thể tập trung hơn vào công việc chuyên môn và có thêm thời gian dành cho gia đình”, cô Thành nói.
eDoc số hóa toàn trình công việc quản lý hồ sơ, giúp giáo viên và nhà trường thực hiện, theo dõi và lưu trữ trên môi trường điện tử. Khi chuẩn bị hồ sơ cho năm học mới, giáo viên không còn phải tự nhớ hoặc tìm lại xem mình cần chuẩn bị những loại hồ sơ nào. Với nhà trường, hồ sơ được quản lý tập trung, việc theo dõi và kiểm soát cũng trở nên khoa học và dễ dàng hơn rất nhiều.
Trong vai trò một nhà quản lý, cô Thành khẳng định eDoc còn giúp nhà trường tiết kiệm những khoản chi phí mà trước đây phải dùng cho in ấn, giấy mực và văn phòng phẩm. Bên cạnh đó, do dữ liệu được lưu trữ trên “đám mây” nên nhà trường không cần bận tâm về việc lưu trữ, bảo quản còn các thầy, cô giáo có thể truy cập dữ liệu mọi lúc, mọi nơi trên mọi thiết bị.
“Trước đây, việc lục tìm thủ công ở trong kho lưu trữ mất nhiều thời gian. Có khi mất cả ngày, có khi mất một vài ngày thậm chí còn chưa tìm thấy. Bây giờ, thầy cô giáo chỉ việc click và có kết quả chỉ trong 1 - 3 giây”, cô Thành kể.
Chính sự tiện lợi trong việc tra cứu hồ sơ lại mang đến một lợi ích khác, đó là tính minh bạch. Khi sử dụng eDoc, mọi thông tin được công khai. Hệ thống ghi nhận lịch sử tạo, chỉnh sửa và ký duyệt, nhận xét, kiểm tra... giúp giáo viên, nhà trường và các cấp quản lý có thể theo dõi, kiểm tra.
600.000 người dùng, 10.000 trường học… khẳng định giá trị sản phẩm
Cô Thành và hàng trăm nghìn thầy, cô giáo khác đang ngày càng quen thuộc với eDoc là nền tảng quản lý văn bản và hồ sơ điện tử dành cho ngành giáo dục. Nền tảng này được Viettel Solutions phát triển nhằm giải quyết hai bài toán lớn: giảm tải công việc hành chính cho giáo viên và khắc phục tình trạng dữ liệu phân tán, thiếu đồng bộ giữa các cơ sở giáo dục.
Bắt đầu thử nghiệm tại một số địa phương từ đầu năm học 2022 - 2023, eDoc hiện được triển khai tại hơn 10.000 trường học ở 29/34 tỉnh, thành phố, phục vụ hơn 600.000 người dùng gồm cán bộ, giáo viên, nhân viên tại các cơ sở giáo dục và cán bộ quản lý giáo dục địa phương.
Góp phần tạo ra những thay đổi mang tính bước ngoặt cho ngành giáo dục Việt Nam, eDoc giành Giải Vàng ở hạng mục Best Product for Social Impact - Sản phẩm vì cộng đồng xuất sắc nhất tại International Business Awards (IBA) 2026 do Stevie Awards tổ chức.
Sự ghi nhận này không chỉ dành cho một giải pháp công nghệ, mà còn cho tác động xã hội mà eDoc tạo ra trong quá trình chuyển đổi số giáo dục: Giúp nhà trường quản lý hiệu quả hơn và góp phần giảm tải công việc hành chính để giáo viên có thêm thời gian cho chuyên môn.
Và giá trị lớn nhất của eDoc không nằm ở việc số hóa bao nhiêu hồ sơ mà là trả lại thời gian, tiêu tan gánh nặng hồ sơ để giúp các thầy, cô giáo được toàn tâm, toàn ý làm công việc mà họ đã quyết dành cả đời để theo đuổi: dạy và đồng hành cùng học sinh.
Trần Long
.svg){kind=icon}
