7 kỹ năng mềm giúp tạo ‘điểm cộng’ trong giao tiếp

Nội dung dễ hiểu

Điều bạn muốn diễn đạt, dù nói hay viết, đều cần rõ ràng. Đôi khi, diễn đạt quá cầu kỳ có thể khiến lời nói trở nên khó hiểu. Vì thế mỗi người nên tập trung vào chủ đề: Nói ra để làm gì? Có thể là một việc đơn giản như hỏi xem đồng nghiệp có muốn đi ăn trưa cùng không, vì vậy hãy hỏi thẳng họ.

Bên cạnh đó, mỗi người nên cụ thể khi giao tiếp. Để điều lời nói trở nên rõ ràng, hãy dùng các từ ngữ cụ thể thay vì các từ chung chung hoặc thông tin thời gian - địa điểm mông lung, khó xác định.

Giao tiếp bằng mắt

Việc nhìn thẳng vào đối phương thể hiện rằng bạn đang dành sự quan tâm tới người đang đối thoại cùng, đồng thời cho thấy bạn đang lắng nghe người đôi diện.

Nếu bạn không thoải mái khi nhìn thẳng vào mắt ai đó, hãy nhìn vào một điểm ngay dưới mắt đối phương, ví dụ như sống mũi để tạo sự thoải mái cho bản thân. Ngoài ra, để việc giao tiếp mắt trở nên tự nhiên, đừng nhìn chằm chằm, hãy nhớ chớp mắt hoặc thỉnh thoảng gật gù để cho thấy bạn vẫn đang lắng nghe đối phương.

Kể cả khi có các vấn đề khác gây ồn ào trong phòng, hãy tập trung vào người bạn trò chuyện cùng, bởi để ánh nhìn của bạn “đi lang thang” trong lúc họ đang nói có thể bị coi là thô lỗ. 

Để ý ngôn ngữ cơ thể của mình

Bạn có thể biểu hiện sự quan tâm bằng cách ngồi thẳng lưng và hơi nghiêng người về phía trước. Không nên gõ ngón tay hoặc rung chân, vì trông bạn sẽ có vẻ mất kiên nhẫn, thô lỗ.

Ngoài ra, bạn cũng có thể kết nối với người đang trò chuyện cùng bằng cách bắt chước tư thế của họ. Nghe có vẻ kỳ quặc, nhưng bằng cách bắt chước tư thế của người đối diện, bạn đang vô thức gửi đi thông điệp rằng cả 2 đều giống nhau, điều này sẽ giúp đối phương cảm thấy thoải mái.

Đồng thời, mỗi người cũng nên cố gắng kiềm chế những chuyển động vô thức có thể tạo ấn tượng sai về mình, chẳng hạn như nghịch tóc hoặc gõ mũi giày xuống sàn liên tục.

Tập cách nói chuyện

Điều này bao gồm cả kỹ năng thuyết trình lẫn giao tiếp thường ngày. Nếu bạn vốn không thoải mái khi phát biểu trước đám đông, luyện tập sẽ giúp mọi chuyện trở nên dễ dàng hơn.

Đầu tiên, bạn hãy ý thức về nhịp điệu và âm lượng khi luyện tập. Đồng thời, thử luyện tập với một người bạn thân hoặc thành viên gia đình mà bạn cảm thấy thoải mái. Nếu chưa sẵn sàng thuyết trình trước đám đông, hãy xung phong thuyết trình trong một nhóm nhỏ trước.

Phát triển kỹ năng viết

Cũng giống như nói, càng viết nhiều, kỹ năng viết sẽ càng trở nên dễ dàng. Mỗi người có thể tham gia các khóa học để cải thiện khả năng viết của mình, hay đặt thời gian biểu để tập viết hàng ngày. Thỉnh thoảng, bạn sẽ thấy một số tổ chức, câu lạc bộ chuyên về phát triển ý tưởng, content có các buổi tọa đàm, các khóa đào tạo cách viết.

Để luyện tập kỹ năng viết, khi bạn viết xong một thứ gì đó, hãy rà lại ngữ pháp và chính tả. Việc này chỉ mất 1 - 2 phút nhưng có thể cải thiện đáng kể chất lượng bài viết.

Ngoài ra, hãy viết thẳng vào vấn đề thay vì trình bày chi tiết. Mặc dù ban đầu, điều này có thể khiến bạn không thấy thoải mái, nhưng viết ra ý của mình một cách trực tiếp có thể giúp bạn diễn đạt ngày một rõ ràng.

Luyện tập kỹ năng lắng nghe

Việc lắng nghe yêu cầu sự tập trung và kỷ luật. Con người lắng nghe vì nhiều lý do khác nhau như: để hiểu các hướng dẫn, để chia sẻ sự đồng cảm với người khác hoặc để đánh giá một dự án.

Mỗi người có thể biểu hiện sự tập trung lắng nghe bằng cách diễn giải và đặt câu hỏi về những gì đối phương đã nói. Điều này thể hiện sự quan tâm và cũng giúp bạn thêm hiểu tình hình.

Ghi chép vào thời điểm thích hợp cho thấy chủ đề này quan trọng với bạn, nhất là việc ghi chú trong các cuộc họp nhóm hoặc các buổi đào tạo nhân viên. Đặc biệt, không ngắt lời người khác, để họ đối phương hết những gì họ đang nói sẽ thể hiện sự tôn trọng.

Chú ý đến ngôn ngữ cơ thể của đối phương

Quan sát tư thế, giọng nói, cách giao tiếp, cử chỉ và nét mặt của đối phương sẽ giúp bạn có thể hiểu rõ hơn về cách suy nghĩ của họ và có cách phản ứng phù hợp.

Ví dụ, nếu đồng nghiệp của bạn có mắt đỏ và bị nghẹt mũi, bạn có thể phỏng đoán rằng họ đang bị dị ứng hoặc cảm lạnh. Trong trường hợp này, bạn nên nhạy cảm hơn và quan tâm đến việc đối phương có muốn tiếp chuyện không, vì nhiều khả năng họ đang không khỏe.

Hay trong trường hợp đối phương liên tục kiểm tra thời gian, có thể họ vẫn thích trò chuyện với bạn nhưng lại sắp có cuộc hẹn.

(Nguồn: Careerbuilder.vn)