Tin nhắn “chốt đơn”, xác nhận giá có thể là căn cứ xác lập hợp đồng, nhưng muốn đòi tiền khi tranh chấp, doanh nghiệp phải chứng minh giao dịch và bảo toàn chứng cứ.
Tin nhắn “chốt đơn” có thể là căn cứ đòi tiền, nhưng phải chứng minh được
Trong kinh doanh, không ít giao dịch được quyết định bằng vài dòng tin nhắn: “Giá này được”, “Chốt 500 sản phẩm”, “Mai giao hàng”, “Tôi sẽ chuyển khoản”. Câu chuyện tháo dỡ nhà gây xôn xao dư luận vừa qua cũng là một ví dụ.
Trong các giao dịch, nhiều khi hai bên tin tưởng nhau, không ký hợp đồng giấy. Đến khi giá thị trường thay đổi, hàng bị từ chối nhận hoặc tiền không được thanh toán, một bên khẳng định đã giao kết hợp đồng, bên kia lại cho rằng: “Tôi chỉ nhắn trao đổi, đã ký gì đâu!”.
Giao kèo bằng miệng hay nhắn tin qua Zalo, Facebook, SMS có đủ cơ sở pháp lý để đòi lại tiền khi đối tác lật kèo? Pháp luật công nhận tin nhắn đến đâu và doanh nghiệp cần làm gì để tránh thua kiện vì quá tin vào một nút “chốt đơn”?
Trao đổi với PV VietNamNet, Luật sư Đặng Thị Thúy Huyền, Giám đốc Công ty Luật HPL và Cộng sự, Đoàn Luật sư TPHCM cho biết, tin nhắn Zalo, SMS có thể là một phần của hợp đồng, thậm chí là căn cứ xác lập hợp đồng.
Theo Điều 119 Bộ luật Dân sự 2015, giao dịch dân sự có thể được xác lập bằng lời nói, văn bản hoặc hành vi cụ thể. Giao dịch thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu theo pháp luật về giao dịch điện tử được coi là giao dịch bằng văn bản.
Đặc biệt, Điều 8, Điều 9 và Điều 35 Luật Giao dịch điện tử 2023 công nhận giá trị pháp lý của thông điệp dữ liệu và việc sử dụng thông điệp dữ liệu trong đề nghị, chấp nhận giao kết hợp đồng điện tử. Vì vậy, tin nhắn Zalo, SMS có thể thể hiện ý chí giao kết, nội dung thỏa thuận, sửa đổi hợp đồng hoặc là chứng cứ về quá trình thực hiện nghĩa vụ.
Ví dụ, doanh nghiệp A gửi báo giá 1.000 sản phẩm, doanh nghiệp B xác nhận đồng ý mua với giá, số lượng và thời hạn giao hàng cụ thể. Sau đó, A giao hàng và B nhận một phần hàng. Chuỗi tin nhắn kết hợp với chứng từ giao nhận có thể là căn cứ quan trọng để xác định hợp đồng đã hình thành.
Tuy nhiên, theo bà Huyền, không phải mọi cuộc trò chuyện đều là hợp đồng. Cần xác định đúng chủ thể, người nhắn có thẩm quyền đại diện hay không, nội dung thỏa thuận có rõ ràng, ý chí có tự nguyện và giao dịch có phải tuân thủ hình thức bắt buộc nào khác hay không.
Theo các Điều 386, 393 và 400 Bộ luật Dân sự 2015, cần xem xét đề nghị giao kết có đủ rõ ràng, thể hiện ý định chịu sự ràng buộc hay không; bên được đề nghị có chấp nhận toàn bộ nội dung hay không và sự chấp nhận đã đến bên đề nghị hay chưa. Nếu câu trả lời thay đổi điều kiện quan trọng, đó có thể được xem là một đề nghị mới
Chẳng hạn, tin nhắn “Tôi đồng ý mua 500 bộ theo báo giá ngày 5/10, giao ngày 15/10, thanh toán trong 7 ngày” có cơ sở để xem xét là sự chấp nhận đề nghị đã xác định rõ. Trong khi đó, câu “Giá này được, để tôi hỏi sếp đã” thường chưa thể hiện sự chấp nhận cuối cùng. Tin nhắn “Tôi sẽ chuyển tiền” cũng cần được đặt trong toàn bộ cuộc trao đổi và hành vi thực tế để xác định đó là cam kết thanh toán hay chỉ là dự định.
Một tình huống dễ phát sinh tranh chấp là nhân viên kinh doanh tự ý nhắn “chốt” giao dịch hàng tỷ đồng. Khi đó, ngoài nội dung tin nhắn, còn phải xác định người này có quyền đại diện, được ủy quyền hoặc giao dịch đã được doanh nghiệp chấp thuận theo quy định về đại diện hay không.
Về chứng cứ, Điều 94 và Điều 95 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015 thừa nhận dữ liệu điện tử là một trong những nguồn chứng cứ. Điều 10 và Điều 11 Luật Giao dịch điện tử 2023 cũng đặt ra các tiêu chí về tính toàn vẹn của thông điệp dữ liệu, khả năng truy cập, độ tin cậy và việc xác định người gửi, người nhận.
Tuy nhiên, ảnh chụp màn hình Zalo không mặc nhiên chứng minh nội dung trong đó là sự thật. Nếu doanh nghiệp xuất trình tin nhắn “Tôi xác nhận còn nợ công ty 2 tỷ đồng” nhưng người bị kiện cho rằng tài khoản không phải của mình, tin nhắn bị chỉnh sửa hoặc nội dung đã bị cắt mất phần trao đổi trước đó, tài liệu này cần được kiểm tra, đối chiếu.
Theo bà Huyền, doanh nghiệp nên lưu giữ dữ liệu hội thoại gốc trên thiết bị hoặc hệ thống, sao lưu theo phương thức có thể kiểm tra lại, giữ thông tin tài khoản, số điện thoại, thời điểm gửi nhận, tệp đính kèm và toàn bộ ngữ cảnh liên quan. Những dữ liệu này cần được đối chiếu với báo giá, đơn đặt hàng, email xác nhận, chứng từ chuyển khoản, hóa đơn, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận và lịch sử thực hiện giao dịch.
Điều 13 Luật Giao dịch điện tử 2023 quy định các yêu cầu đối với việc lưu trữ thông điệp dữ liệu, trong đó có khả năng truy cập, thể hiện chính xác thông tin và xác định nguồn gốc, người gửi, người nhận, thời gian gửi nhận.
Khi có nguy cơ chứng cứ bị xóa, sửa hoặc khó thu thập về sau, doanh nghiệp có thể cân nhắc lập vi bằng ghi nhận hiện trạng phù hợp quy định, đề nghị Tòa án thu thập, bảo toàn chứng cứ hoặc trưng cầu giám định khi cần thiết. Tuy nhiên, vi bằng không tự động chứng minh nội dung tin nhắn là thật và không thay thế việc đánh giá chứng cứ của Tòa án.
Những giao dịch nào không nên chỉ “chốt miệng” hoặc nhắn Zalo?
Vị luật sư lưu ý, cần phân biệt giao dịch bắt buộc tuân thủ hình thức luật định với giao dịch pháp luật cho phép thỏa thuận linh hoạt nhưng doanh nghiệp nên lập hợp đồng đầy đủ để hạn chế rủi ro.
Đối với chuyển nhượng, tặng cho, thế chấp hoặc góp vốn bằng quyền sử dụng đất, khoản 3 Điều 27 Luật Đất đai 2024 đặt ra yêu cầu công chứng hoặc chứng thực trong những trường hợp luật định, đồng thời có các ngoại lệ cụ thể. Vì vậy, một đoạn chat “tôi bán đất, anh đồng ý mua” không thể mặc nhiên thay thế hợp đồng và thủ tục pháp lý bắt buộc.
Đối với mua bán hàng hóa quốc tế, khoản 2 Điều 27 Luật Thương mại quy định phải thực hiện trên cơ sở hợp đồng bằng văn bản hoặc hình thức khác có giá trị pháp lý tương đương.
Trong khi đó, khoản 1 Điều 24 Luật Thương mại cho phép hợp đồng mua bán hàng hóa thông thường trong nước được thể hiện bằng lời nói, văn bản hoặc hành vi cụ thể, trừ trường hợp pháp luật có quy định riêng.
Theo kinh nghiệm xử lý tranh chấp, Luật sư Đặng Thị Thúy Huyền cho rằng, những giao dịch có giá trị lớn, giao hàng nhiều đợt, thanh toán công nợ dài hạn, đặt cọc hoặc phạt vi phạm, phân phối độc quyền, gia công sản xuất theo yêu cầu, chuyển giao công nghệ, sở hữu trí tuệ hoặc có yếu tố nước ngoài nên được thể hiện bằng hợp đồng giấy hoặc hợp đồng điện tử được thiết lập chặt chẽ.
Doanh nghiệp có thể sử dụng hợp đồng điện tử, chữ ký điện tử hoặc chữ ký số phù hợp quy định, có cơ chế xác thực người ký và lưu trữ đáng tin cậy. Điều quan trọng là nội dung phải rõ ràng, người giao kết có thẩm quyền và hình thức đáp ứng yêu cầu pháp luật.
Theo bà Huyền, sai lầm của nhiều doanh nghiệp không phải là sử dụng Zalo để giao dịch, mà là dùng Zalo như một hợp đồng nhưng lại không quản trị nó như một hợp đồng.
Khi tranh chấp xảy ra, bên bán phải chứng minh đã giao hàng gì, số lượng bao nhiêu, giá nào, ai có quyền đặt hàng và thời hạn thanh toán ra sao. Bên mua có thể cho rằng nhân viên chỉ hỏi giá, chưa được giám đốc phê duyệt hoặc hàng giao không đúng thỏa thuận.
Để hạn chế rủi ro, doanh nghiệp nên quy định rõ tài khoản và người được phép xác nhận đơn hàng; có mã đơn, báo giá và điều kiện giao dịch thống nhất; xác nhận lại các thay đổi quan trọng bằng email hoặc văn bản điện tử; đồng thời lưu trữ có hệ thống chứng từ từ lúc đặt hàng đến khi thanh toán.
“Một tin nhắn có thể đủ làm phát sinh nghĩa vụ hợp đồng. Nhưng một ảnh chụp tin nhắn chưa chắc đủ chứng minh nghĩa vụ đó trước tòa”, bà Huyền lưu ý.
Theo luật sư, hợp đồng không chỉ để chứng minh hai bên đã đồng ý với nhau mà còn để bảo vệ doanh nghiệp khi một bên không còn muốn thừa nhận điều mình từng đồng ý. Khi tranh chấp xảy ra, điều quyết định không phải ai nhắn chữ “chốt” trước, mà là ai chứng minh được giao dịch đã hình thành, nội dung nghĩa vụ cụ thể và chứng cứ.
.svg){kind=icon}
