The Office Manager cum Personal Assistant to the CEO will play a crucial role in providing high-level administrative support to the CEO, ensuring efficient office operations. Responsibilities include managing the CEO's schedule, coordinating meetings, handling communications, overseeing purchasing processes, and managing office operations. The role requires strong organization skills, proactivity, and the ability to maintain confidentiality Job Responsibilities Office management and Purchasing
Be responsible for creating a safe, clean and professional working physical environment.
Ensure the smooth operation of the office by overseeing administrative tasks, managing schedules, handling communications, and supporting various office functions
Manage the purchasing process including the buying, selling and distributions aspects of the company; manage daily purchasing activities, supervising staff and allocating tasks.
Maintain the supplier database, purchase records and related documentation.
Ensure that all procured items meet the required quality standards and specifications, determine quantity and timing of deliveries.
Identify ideal suppliers based on quality, cost and reliability; seek and partner with reliable vendors and suppliers.
Consult decision makers about the purchasing strategy; implement improvements to existing purchasing processes and delivery systems; develop and implement purchasing strategies and policies.
Coordinate with inventory control to determine and manage inventory needs.
Personal Asisstant to CEO
Administrative Support: manage the CEO's schedule, coordinate meetings, take note of meeting minutes and handle communications on behalf of the CEO.
Information Management: organize and maintain important documents, files, and records; prepare reports, presentations, and briefing materials for the CEO.
Communications: handle messages, answering queries, and managing correspondence with employees, external and internal stakeholders
Project Management: coordinate and manage special projects or initiatives as assigned by the CEO, including research, analysis, and coordination with various teams.
Confidentiality: maintain a high level of confidentiality and discretion.
Travel Arrangements: Coordinating travel plans, including booking flights, hotels, and transportation
Decision Support: assist in gathering data and information to support the CEO in decision-making processes: research, analysis, and preparing relevant materials.
Problem Solving: Being resourceful and proactive in resolving issues or challenges that arise within the scope of the CEO.
Other administrative tasks as required to support the CEO / BOM(if any)
Job Requirement
Bachelor’s degree in Business Administration, Management, or related field.
Proven at least 3 years of experience as a personal assistant and/or office manager.
Strong organizational and time-management skills.
Excellent verbal and written communication skills.
Proficiency in English (German language is a plus)
Proficiency in MS Office (Word, Excel, PowerPoint).
Ability to handle sensitive information with discretion and confidentiality.
Strong problem-solving skills and the ability to be resourceful and proactive.
Experience in purchasing and supplier management is a plus.
More Information
Degree:
Bachelor
Age:
Unlimited
Job type : Permanent
Salary:
Competitive
Company Overview
DIGI-TEXX VIETNAMContact person: Bộ phận Tuyển dụng – DIGI-TEXX
https://digi-texx.vn/Company size: 1.000-4.999
DIGI-TEXX là công ty có 100% vốn đầu tư từ Đức, thành lập vào năm 2002 và chuyên về lĩnh vực CNTT & BPO (gia công quy trình kinh doanh). Chúng tôi có...Detail
DIGI-TEXX là công ty có 100% vốn đầu tư từ Đức, thành lập vào năm 2002 và chuyên về lĩnh vực CNTT & BPO (gia công quy trình kinh doanh). Chúng tôi có trụ sở chính tại Công viên phần mềm Quang Trung - TP.HCM, các chi nhánh tại Cần Thơ, Hậu Giang và văn phòng đại diện tại Fukuoka, Nhật Bản.
Chúng tôi có đội ngũ nhân viên lớn, với 1,000 nhân viên chính thức và 1,000 nhân viên part-time đã qua đào tạo, hoạt động 24/7, hỗ trợ hơn 30 ngôn ngữ, chuyên về số hóa tài liệu, xử lý hình ảnh, dịch vụ chú thích và dịch vụ hỗ trợ doanh nghiệp trong nhiều lĩnh vực khác nhau như thương mại điện tử, ngân hàng, bảo hiểm, số hóa và lưu trữ tài liệu lịch sử, tài liệu của chính phủ và các tổ chức NGOs.
Kể từ khi thành lập vào năm 2002, DIGI-TEXX đã trở thành nhà cung cấp CNTT & BPO đáng tin cậy tại Việt Nam nói riêng và châu Âu nói chung. Với nền tảng công nghệ, chúng tôi mang lại lợi thế cạnh tranh cho khách hàng trên khắp châu Âu, châu Mỹ, Nhật Bản và Việt Nam.