Hãng Fuji Xerox mới đây đã công bố phần mềm ApeosWare Image Log Management để tăng cường bảo mật tài liệu in ấn trong nội bộ các doanh nghiệp.

Phần mềm dành riêng cho các máy in này sẽ giúp các doanh nghiệp ngăn chặn rủi ro bị rò rỉ thông tin bằng cách ghi lại tất cả những thông tin hình ảnh được in ấn trong quá trình xử lý tài liệu tại văn phòng làm việc.

{keywords}

ApeosWare Image Log Management sẽ giúp bảo mật thông tin của doanh nghiệp bằng các theo dõi tất cả các quy trình liên quan đến sử dụng tài liệu. Những hoạt động như copy, in, quét hay fax có thể được ghi nhận với thông tin cụ thể về người dùng, loại tài liệu, tương ứng với loại thiết bị được sử dụng.

Bất cứ tài liệu nào được copy, in quét hay gửi/nhận fax đều được lưu trữ dưới dạng hình ảnh với thông tin về quy trình và thiết bị được sử dụng tương ứng. Những thông tin này giúp nhà quản trị có thể kiểm soát hoạt động xử lý tài liệu theo từng người dùng hay nhóm người dùng. Nhờ kết hợp công cụ quản lý này với các công cụ xác thực người dùng – ví dụ, mật khẩu hay thẻ - các hoạt động của người dùng trong văn phòng dễ dàng được ghi nhận lại. Từ đó ngăn chặn việc rò rỉ thông tin.

Trong trường hợp thông tin cá nhân hay tài liệu bảo mật bị rò rỉ, doanh nghiệp có thể dễ dàng tìm kiếm đối tượng làm rò rỉ thông tin bằng cách tra khảo từ các lưu trữ hay từ nội dung tài liệu được xử lý trong văn phòng (tài liệu số thu thập được nhờ tính năng tự động nhận diện ký tự với OCR), từ đó doanh nghiệp có thể nhanh chóng nhận biết thời gian cũng như cách thức thông tin bị rò rỉ.

Để kiểm soát hoạt động xử lý tài liệu, chỉ cần ấn định trước các điều kiện hay từ khóa để ApeosWare Image Log Management tự động tìm kiếm các thông tin có liên quan. Sau đó, hệ thống sẽ tạo báo cáo và gửi đến người quản trị qua email sau một khoảng thời gian được ấn định theo mức độ quan trọng của báo cáo. Tất cả các báo cáo đều được lưu lại và có thể phân chia theo người dùng hoặc nhóm người dùng, theo mức độ quan trọng hay theo tháng hoặc năm. Tính năng này giảm thiểu khả năng rò rỉ thông tin khi sử dụng máy đa chức năng hay các hay các thiết bị tương tự.

Minh Nguyễn