Nhiều doanh nghiệp với nhân sự quy mô lớn, phức tạp đã chọn lựa số hóa hồ sơ như Mercedes-Benz Việt Nam, Shopee Việt Nam, Bayer Việt Nam. Trong mỗi doanh nghiệp, bộ phận nhân sự được xem là “nòng cốt” giúp quyết định sự thành công. Trong thời đại mới, mọi thứ đều được ứng dụng công nghệ số để tối ưu quy trình, tiết kiệm chi phí và tăng tốc nhanh chóng. Và phòng Nhân sự cũng không ngoại lệ.
Hồ sơ nhân sự tập hợp thông tin quan trọng của các thành viên trong doanh nghiệp như sơ yếu lý lịch, thông tin bảo hiểm, lịch sử công tác, chế độ lương thưởng… Tuy nhiên, hiện nay nhiều công ty vẫn quản lý thủ công dưới dạng giấy tại các giá, kệ, kho vật lý hoặc trên máy tính cá nhân, gây khó khăn trong việc tìm kiếm, trích xuất thông tin và mất an toàn thông tin.
Mỗi khi thay đổi thông tin nhân sự, việc cập nhật đều khó khăn gây mất thời gian và khó khăn trong quản lý. Việc quản lý rời rạc, không thống nhất, đặc biệt khi doanh nghiệp lớn có nhiều chi nhánh.
Do vậy, quản lý hồ sơ nhân sự điện tử sẽ giúp nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ tài liệu, tối ưu hóa vận hành. Thực chất, số hóa hồ sơ nhân sự là chuyển đổi từ dạng giấy sang kỹ thuật số để hỗ trợ việc truy cập, tìm kiếm, trích xuất, chia sẻ thông tin dễ dàng và quản lý hiệu quả hơn.
Dữ liệu của toàn bộ nhân sự cũ và mới sẽ được đồng bộ trên cùng hệ thống, đem đến nhiều lợi ích thiết thực cho các cấp quản lý, điều hành doanh nghiệp, người làm nhân sự hay người lao động.
Một trong những lợi ích của số hóa hồ sơ nhân sự là người quản lý, điều hành theo dõi toàn bộ thông tin của nhân viên trên nền tảng số, mọi lúc, mọi nơi, tiện lợi và đảm bảo an toàn. Thay vì quản lý trên giấy tờ thì chỉ cần vài cú click chuột, quản lý có thể nắm bắt rõ ràng thông tin, ngay cả với nhân sự mới. Những tác vụ thủ công như tra cứu, sắp xếp, tổng hợp, trích xuất thông tin cũng được thực hiện nhanh chóng, đơn giản, giúp nhà quản lý tiết kiệm từ 30-40% thời gian so với cách thức truyền thống và nâng cao đến 20% hiệu suất làm việc.
Bên cạnh đó, nhà quản lý điều hành có thể nắm bắt cụ thể về số lượng, tình trạng hồ sơ, cập nhật dễ dàng khi có những thay đổi trong cơ cấu thành viên. Họ cũng lên kế hoạch hành động, phân bổ nguồn lực phù hợp, tổ chức tuyển dụng hay tinh giản nhân sự.
Trong 5 năm trở lại đây, trước sự phát triển vượt bậc của Internet, việc đảm bảo an toàn thông tin được nhà nước và doanh nghiệp quan tâm hơn bao giờ hết. Việc số hóa hồ sơ nhân sự lên cùng một hệ thống giúp tăng cường bảo mật cho thông tin của người lao động, tránh rò rỉ và đảm bảo doanh nghiệp thực hiện đúng theo yêu cầu pháp luật trong an toàn thông tin.
Số hóa giúp chuyển đổi các tài liệu nhân sự ở dạng vật lý thành dữ liệu điện tử để đồng bộ hóa lên hệ thống quản lý nhân sự HRM dùng chung của doanh nghiệp, cùng với các dữ liệu từ hợp đồng lao động điện tử. Điều này không chỉ đem lại lợi ích cho doanh nghiệp và nâng cao hiệu suất làm việc của phòng hành chính nhân sự mà còn giúp tối ưu nguồn nhân lực hiệu quả, giúp doanh nghiệp khởi động hành trình chuyển đổi số toàn diện thành công.
Không chỉ số hóa hồ sơ nhân sự, còn có thể dùng phần mềm quản lý nhân sự để quản lý và theo dõi biến động nhân sự, chấm công hiện đại qua GPS, tự động tính lương, tự động đánh giá KPI… Thậm chí, những công việc rườm rà và tốn kém như quy trình tuyển dụng cũng được tự động hóa. Từ tìm kiếm CV, lọc CV, phỏng vấn, đánh giá, tái tuyển dụng…, sẽ được hỗ trợ tối đa bằng khả năng tự động hóa, giúp tối ưu chi phí.
NextAcademy là học viện đào tạo nghề tư vấn chuyển đổi số. Nhờ triển khai phần mềm quản lý nhân sự vào quy trình, học viện đã thu về những thành công nhất định về cả năng suất làm việc lẫn vị trí thương hiệu trên thị trường. Hay Gem Center, một trong những địa điểm tổ chức sự kiện sự kiện lớn, đã áp dụng phần mềm quản lý nhân sự để tối ưu quy trình quản lý với chi phí hợp lý, hiệu quả, kết nối nhân viên.
.svg){kind=icon}
