Cách giao tiếp của một lãnh đạo thành công

Mỗi công sở luôn có ít nhất một ứng dụng trò chuyện để trao đổi công việc qua điện thoại. Một số nơi còn dùng 2-3 ứng dụng thường xuyên. Điều đó khiến lãnh đạo có thể liên lạc với nhân viên bất kỳ lúc nào, nhưng cũng xa cách với họ hơn so với quá khứ. Mặt khác, sự thiếu ranh giới rõ ràng của việc giao tiếp trong giờ hành chính và ngoài giờ hành chính cũng khiến nhân viên không bằng lòng. 

Một số lãnh đạo cho rằng phản hồi cho công việc là cấp thiết và nếu nhân viên không lập tức phản hồi tức là không tôn trọng mình. Nhưng hãy thử xem các nguyên tắc dưới đây có khiến mối quan hệ với nhân viên tiến triển hơn không.

Lắng nghe tích cực ở nơi làm việc

Hãy bắt đầu với cuộc trò chuyện kiểu cũ: mặt đối mặt, nhưng không phải để giao nhiệm vụ, mà để lắng nghe một cách cẩn thận để hiểu hết ý đối phương và phát triển câu chuyện sau đó. Thực hành lắng nghe tích cực, và bạn sẽ thấy tác dụng đáng ngạc nhiên của những cuộc trò chuyện này. Thói quen này sẽ giúp bạn hiểu được tập thể dưới quyền nghĩ gì và cần gì.

Thay đổi cách liên hệ qua email

Nếu là việc khẩn cấp cần giải quyết ngay, bạn hãy gọi điện, chat hoặc đi bộ tới bàn của nhân viên. Nói chung, bất kỳ việc gì cần phản hồi trong vòng 3 giờ đồng hồ thì không nên sử dụng email, để tránh biến kênh liên lạc này thành hệ thống giao việc khẩn. 

Một quy tắc khác là không tự động nhấn “trả lời tất cả”. Cân nhắc danh sách mà bạn chọn ‘cc’ để tránh cho nhân viên của bạn bị phân tâm bởi những việc không thực sự liên quan đến họ. Điều này ngăn chặn sự lãng phí thời gian theo cấp số nhân khi mọi người không còn bị dứt khỏi công việc đang làm để kiểm tra email (rồi cố gắng quay lại mạch suy nghĩ).

Cũng đừng bị ám ảnh bởi việc kiểm tra email liên tục cũng như yêu cầu nhân viên cập nhật hòm mail của họ. CareerBuilder đã từng lý giải: email chỉ nên là công cụ dùng để kiểm tra định kỳ.

Sức mạnh của việc mặt đối mặt

Chúng ta có 1001 cách giao tiếp mà không cần mặt đối mặt. Nhưng thời gian giãn cách xã hội đã kết thúc, và Skype, Zoom, Meet, Teams… không thể thay thế hoàn toàn những cuộc gặp mặt trực tiếp. 

Dành thời gian gặp gỡ nhân viên sẽ giúp bạn đọc ngôn ngữ cơ thể, lắng nghe cẩn thận ngữ điệu và xem các tín hiệu phi ngôn ngữ khác của họ, từ đó bạn có bức tranh toàn cảnh hơn bất kỳ phương tiện điện tử nào có thể cung cấp. Nhất là với những chủ đề khó khăn, nhạy cảm, các đầu việc phức tạp.

Điều chỉnh cách giao tiếp trong tập thể

Xem xét cách liên lạc nội bộ trong tập thể của bạn: có công khai và minh bạch không? Đó là hội thoại một chiều (các yêu cầu rót từ cấp trên xuống) hay hai chiều (cấp dưới có quyền phản hồi các thông báo chính sác). Nhân viên có được cung cấp đầy đủ công cụ, thông tin hướng dẫn để họ sử dụng các nguồn lực của công ty không? Các cuộc khảo sát nội bộ và ẩn danh có được tổ chức thường xuyên không? Hãy kiểm tra lại văn hóa giao tiếp của công ty bạn.

Lắng nghe được phản hồi từ những người dưới quyền, bạn có thể tránh những thiệt hại về tiền bạc và danh tiếng cho công ty. Nắm bắt được tâm tư tình cảm của tập thể cũng giúp bạn có được sự ủng hộ khi cần thiết.

Chống lại những kẻ bắt nạt nơi công sở

Có lẽ hơi kỳ lạ khi đây là một nguyên tắc trong giao tiếp giữa lãnh đạo và nhân viên. Nhưng hành vi bắt nạt giống như căn bệnh ung thư, có thể giết chết văn hóa giao tiếp tích cực nơi công sở, và nó ẩn chứa vật cản cho sự phát triển của doanh nghiệp: ngăn trở những người đổi mới và có năng lực cạnh tranh. Vì thế, nếu bạn không tỏ rõ quan điểm (bằng lời nói hoặc hành động) với những đề tài nhạy cảm như thế này, nhân viên sẽ không chắc được sự trung thành của họ có đặt đúng nơi không.

Các nhà lãnh đạo xuất sắc không nhất thiết phải là người nổi bật nhất hoặc hoạt ngôn; trên thực tế, sự lãnh đạo mềm mỏng nhưng hỗ trợ chắc chắn, kịp thời trong công việc mới khiến nhân viên ghi nhận khả năng lãnh đạo qua giao tiếp của bạn. Sự quan tâm của bạn thể hiện qua giao tiếp thúc đẩy họ phát triển, giúp họ có niềm tin vào việc cống hiến. Điều đó nói lên phẩm chất của một nhà lãnh đạo thành công. 

Vĩnh Phú