8 mẹo làm chủ thời gian cho một ngày hiệu quả

Cắt giảm đầu mục “việc phải làm”

Danh sách “việc phải làm” của bạn dài chừng nào? Có đến 10, 20 hay thậm chí còn nhiều đầu việc hơn nữa? Dù việc hoàn thành các công việc hàng ngày là quan trọng nhưng thực thế bạn cũng chỉ có từng ấy giờ làm trong một ngày. Và đừng quên danh sách này sinh ra là để hoàn thành.

Vì vậy, thay vì tạo ra một danh sách “việc phải làm” mà cứ nghĩ đến là toát mồ hôi, bạn hãy rà lại, để mỗi ngày chỉ có 3 - 5 nhiệm vụ cần hoàn thành.

Nếu tất cả những việc trong danh sách đều cần xử lý gấp, hãy sắp xếp thứ tự ưu tiên: Việc nào vừa cấp bách vừa quan trọng; Việc nào có thể hoãn sang ngày khác. Hãy để cho mình cơ hội nghĩ về ngày mai như một cơ hội mới để làm tiếp các việc cần làm, thay vì là một ngày tiếp theo với bộn bề các deadline không bao giờ kết thúc.

Đánh giá đúng mức các nhiệm vụ

Việc phóng đại những nhiệm vụ bình thường tạo thành “một cái cớ dễ chịu” nếu bạn  không kịp hoàn thành công việc. Và đôi khi thời gian để phàn nàn còn nhiều hơn thời gian thực để hoàn thành.

Khi thấy bản thân đang bắt đầu phóng đại công việc gì đó, hãy dừng lại, hít thở sâu, đánh giá cẩn thận tình hình. Dựa trên những kinh nghiệm đã có, hãy tự đánh giá mất bao lâu để hoàn thành nhiệm vụ.

Trung thực với bản thân sẽ giúp bạn bớt nản chí. Nếu vẫn chưa đánh giá được hết thời gian và công sức phải hoàn thành, hãy bắt tay vào làm ngay từng phần có thể giải quyết của công việc, thay vì vẽ ra bức tranh khổng lồ và thấy mình quá tải.

Tổ chức lại bản thân

Công cuộc đi tìm những tài liệu thất lạc không chỉ chán nản và đau đầu, mà còn phí hoài thời gian, sức lực lẫn tinh thần.

Càng có tổ chức, bạn càng dễ dàng tìm thấy các phương tiện và tài nguyên của mình. Kiểm tra được nguồn lực giúp bạn dễ dàng lên kế hoạch để hoàn thành dự án. Vòng tròn khoa học này giúp bạn hoàn thành công việc nhanh gọn hơn.

Ví dụ, nếu khó tìm thấy đồ đạc bạn cần trong phòng làm việc, hãy sắp xếp lại góc mình thường ngồi. Nếu bạn thường xuyên thất lạc tài liệu quan trọng, hãy dán nhãn cho từng thư mục, dọn bớt màn hình máy tính hoặc mặt bàn.

Phân bổ công việc

Đôi khi bạn đang “ôm việc” trong khi thực tế là bạn có thể phân công một phần cho người khác.

Ngay khi giao lại những nhiệm vụ đó cho người khác, bạn sẽ có thêm thời gian để gỡ rối các dự án và nhiệm vụ tồn đọng từ lâu. Gánh nặng trên vai được gỡ bỏ chỉ ngay sau vài phút nếu bạn chọn đúng người, đúng việc.

Ví dụ, admin trong văn phòng có thể đặt khách sạn và chuyến bay cho chuyến công tác của bạn, nhờ đồng nghiệp nào đang rảnh rỗi để hỗ trợ nhét thư mời vào phong bì, thuê một sinh viên hỗ trợ thu thập kết quả khảo sát…

Đảm bảo các thiết bị được cập nhật

Một máy tính dùng hệ điều hành cũ và vận hành ì ạch sẽ mang lại cảm giác khó chịu. Lúc này, năng suất của bạn bị chậm lại một cách không cần thiết vì những công cụ lỗi thời. Vậy nên, hãy làm việc ngay với bộ phận kỹ thuật để rà soát lại: Thiết bị nào của bạn có thể thay mới, vệ sinh lại hoặc nâng cấp?

Học kỹ năng mới

Việc tính toán chi phí sẽ nhanh hơn nhiều nếu bạn đã thuần tục các tác vụ Excel. Bạn sẽ viết báo cáo nhanh hơn nếu biết cách gõ 10 ngón. Và tương tự, việc chuẩn bị thuyết trình sẽ đỡ nặng nề nếu bạn biết cách tạo bản trình chiếu.

Đừng ngại học một kỹ năng mới để nâng cấp trình độ và hiệu suất. Nếu không biết bắt đầu từ đâu, hãy tìm ra những việc mà bạn phải làm thường xuyên mà cứ nghĩ đến là nản. Đó chính là các kỹ năng cần bắt tay vào làm mới.

Nói “không” với các buổi họp không cần thiết

Thời gian dành cho các cuộc họp và tụ tập không cần thiết có thể lấn hết số giờ làm việc. Hãy tạo thói quen đánh giá từng cuộc họp hoặc buổi tụ họp mà bạn được mời: Việc tham gia có bắt buộc không? Nếu sự hiện diện của bạn không cần thiết, nên từ chối một cách lịch sự.

Sắp xếp nhiệm vụ trong lịch

Kỹ năng quản lý thời gian time-boxing sẽ là trợ thủ giúp bạn sắp xếp công việc hiệu quả. Để thực hiện kỹ năng này, đầu tiên, bạn dự kiến một khoảng thời gian nhất định để hoàn thành một đầu việc vào thời gian biểu. Sau đó, bắt tay vào hoàn thành đầu việc đó trong đúng khoảng thời gian đã định.

Nói thì dễ, nhưng thói quen nào cũng mất thời gian để hình thành nên. Hãy thử “time-boxing” 1 - 2 nhiệm vụ như vậy ngay hôm nay để hình thành thói quen quản lý thời gian.

Thói quen này đơn giản là đang lên lịch cho những việc mà bạn có thể hoàn thành. Và cảm giác làm xong việc gì đó sẽ khiến bạn thấy sảng khoái, có động lực vì mình có thể làm việc chuẩn theo kế hoạch.

(Nguồn: CareerBuilder)