Tình trạng phổ biến nơi công sở

Không ít người đã từng gặp phải các tình huống như chat vào nhóm làm việc chung để hỏi ý kiến nhưng mãi không ai trả lời, dành nhiều tâm tư và thời gian để soạn một email dài rồi gửi đi chỉ để chán nản khi sếp không đọc và phản hồi. Hay đến hạn công việc mà mãi không nhận được hồi âm của người đồng nghiệp cộng tác chung, gọi điện không bắt máy, nhắn tin không trả lời, chat không xem, và email không phản hồi.

Hoặc bạn có từng làm một trong những điều vừa được liệt kê với ai đó? Trước những tình huống nêu trên, tự bản thân mỗi người hiểu được rằng hành động không phản hồi là đúng hay sai và hành động này mang đến những tác động tiêu cực thế nào đến hiệu quả làm việc.

Nhưng đáng tiếc, đây lại là tình huống mà hầu hết các nhà quản lý và lãnh đạo công ty phải đối mặt. Một khảo sát thực tế cho thấy có hơn 60% nhân viên sẽ bỏ qua một số email nội bộ mỗi ngày, đặc biệt là những người trẻ tuổi.

Và để tìm ra giải pháp cho tình trạng này, trước hết cần làm rõ một câu hỏi quan trọng: Vì sao nhiều người không chịu phản hồi email hoặc một câu hỏi được nêu lên trong nhóm chung?

{keywords}
(Nguồn hình: Freepik) 

Nguyên nhân có thể đến từ chính người gửi

Bạn không được trả lời có thể là vì đối phương chưa thể đọc, không muốn đọc hay đọc rồi mà chưa kịp phản hồi hoặc không muốn phản hồi? Tuy nhiên, theo các phân tích được nhiều người đồng tình thì có một số lý do quan trọng khiến các tin nhắn, nội dung chat hoặc email của bạn bị bỏ qua.

Đầu tiên có thể kể đến việc bạn viết quá nhiều, nội dung quá dài. Hầu hết mọi người đều có nhiều việc phải làm suốt cả ngày, vì vậy, bất cứ thứ gì khiến họ mất tập trung hơn 30 giây đều là điều mà họ sẽ cố gắng né tránh. Do đó, khi một email dài được gửi vào hộp thư đến, mọi người có khả năng sẽ bỏ qua nó hoàn toàn.

Tiếp đến, bạn gửi một vấn đề cho quá nhiều người cùng lúc. Đi làm trong môi trường công sở, hẳn bạn đã nhận ra một chân lý dù tiêu cực nhưng không thể chối bỏ, đó là việc chung thì không phải là việc của ai cả. Một email có quá nhiều người nhận và nội dung không nói cụ thể ai là người có trách nhiệm phản hồi chính là một thông tin dễ bị quên lãng.

Cũng không thể loại trừ trường hợp bạn gửi email quá nhiều, bất kể thời gian và bất kể nội dung. CC là một tính năng hữu ích nhưng cũng nguy hiểm nếu bị lạm dụng. Bạn có thể trở thành người làm phiền đồng nghiệp nếu vô tư sử dụng chức năng “reply all” hoặc tuỳ tiện gửi email CC cho tất cả những ai mà bạn nghĩ “có chút liên quan”.

Bên cạnh đó, không có gì bực bội cho nhân viên hơn là nhận được quá nhiều email từ sếp của họ suốt cả ngày, mà trong đó chỉ có một vài thứ liên quan đến họ. Tình trạng này kéo dài sẽ khiến mọi người không còn đọc đầy đủ email nội bộ trong tương lai.

Cuối cùng là bạn không nói rõ vấn đề, không đặt câu hỏi. Nếu bạn thường xuyên giao tiếp theo kiểu nói chung chung không đi vào trọng tâm, hay đặt ra vấn đề mà không chủ động nêu các lựa chọn để giải quyết, hoặc trả lời câu hỏi của người khác bằng một câu hỏi thì khả năng bạn bị “bỏ lơ” là khá cao. Thời gian làm việc của mọi người là có giới hạn và ai cũng có việc riêng, nhiệm vụ của bạn khi giao tiếp là rõ ràng, cụ thể, ngắn gọn về nhu cầu.

Tuy nhiên, việc rơi vào tình trạng “không phản hồi” này là do giao tiếp chưa đúng cách hay do đồng nghiệp cư xử tệ đi chăng nữa, nên giải quyết vấn đề bằng cách vận dụng những biện pháp thích hợp, thay vì chỉ dừng lại ở việc phân tích ai sai ai đúng. Hãy luôn có cách ứng xử khéo léo tại môi trường công sở.

(Nguồn: CareerBuilder)