Hệ thống quản lý văn bản và điều hành thành phố Hà Nội được dùng chung cho tất cả sở, ban, ngành cùng UBND các quận, huyện, thị xã và các xã, phường, thị trấn trên địa bàn Thủ đô.

Lãnh đạo các sở, ban, ngành và Chủ tịch UBND các quận, huyện, thị xã, các xã, phường, thị trấn tại Hà Nội có trách nhiệm quản lý, chỉ đạo, điều hành triển khai nhiệm vụ được giao thống nhất trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành thành phố.

Hệ thống quản lý văn bản và điều hành thành phố Hà Nội có địa chỉ truy cập sử dụng tại quanlyvanban.hanoi.gov.vn

Chủ tịch UBND thành phố Hà Nội Trần Sỹ Thanh cũng yêu cầu lãnh đạo các sở, ban, ngành và địa phương trên địa bàn đưa vào vận hành sử dụng hệ thống tại cơ quan, đơn vị mình, sử dụng chữ ký số cá nhân, cơ quan, tổ chức theo quy định về công tác văn thư và Quy chế làm việc của UBND thành phố.

Yêu cầu đặt ra là đảm bảo toàn bộ văn bản trao đổi giữa các cơ quan, đơn vị được thực hiện dưới dạng điện tử (trừ văn bản mật). Mục tiêu đến hết năm 2023, khoảng 90% hồ sơ công việc tại cấp thành phố, 80% tại cấp huyện và 60% tại cấp xã (trừ hồ sơ công việc thuộc phạm vi bí mật nhà nước) được xử lý trên môi trường mạng.

Toàn bộ hồ sơ được tạo, lưu trữ và chia sẻ dữ liệu điện tử theo quy định. Kiểm soát hiệu quả tiến độ giải quyết công việc từ khâu tiếp nhận, xử lý, phát hành văn bản đảm bảo công khai, minh bạch, rõ người, rõ việc, rõ trách nhiệm, rõ hiệu quả theo đúng tinh thần chỉ đạo của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Thành ủy, Hội đồng Nhân dân, UBND thành phố.

Văn phòng UBND thành phố Hà Nội là cơ quan được giao chủ trì vận hành kỹ thuật, đảm bảo hệ thống quản lý văn bản và điều hành của thành phố hoạt động ổn định, thông suốt, an toàn, bảo mật. Kết nối, liên thông gửi nhận văn bản điện tử với Trục liên thông văn bản quốc gia.

Để phục vụ việc trao đổi văn bản điện tử giữa các cơ quan nhà nước trên địa bàn Hà Nội và với các bộ, ngành, địa phương khác, từ tháng 8/2022, UBND thành phố đã ban hành mã định danh điện tử của các cơ quan, đơn vị thuộc, trực thuộc Ủy ban theo 4 cấp, trong đó mã định danh điện tử của UBND thành phố Hà Nội là H26.

Được biết hiện hệ thống quản lý và điều hành văn bản thành phố Hà Nội đã kết nối với Trục liên thông văn bản quốc gia. Theo Bộ TT&TT, cơ quan thường trực Ủy ban quốc gia về chuyển đổi số, trong năm 2022 (tính đến ngày 20/12/2022), số lượng văn bản điện tử gửi, nhận trên Trục liên thông văn bản quốc gia là trên 6,5 triệu văn bản, gấp 2,8 lần so với năm 2021.

Lũy kế từ khi khai trương đến ngày 20/12/2022, đã có hơn 17 triệu văn bản điện tử được gửi, nhận qua Trục liên thông văn bản quốc gia. Hầu hết các cơ quan nhà nước đã gửi, nhận văn bản điện tử và 70% lãnh đạo các cấp đã sử dụng chữ ký số cá nhân. Việc cơ quan nhà nước các cấp sử dụng hệ thống quản lý văn bản và điều hành để trao đổi văn bản điện tử, chỉ đạo, điều hành qua mạng đã giúp tiết kiệm chi phí và thời gian gửi, nhận, xử lý văn bản.